Halkla ilişkiler iki yönlü iletişim sürecinde yönetimi ve hedef kitleyi bir sistemin önemli ve farklı iki parçası olarak, bu sistemin girdi ve çıktılarının çeşitli iletişim kanallarıyla birbirlerini etkilediklerini, etkilemeye çalıştıklarını ya da etkilemek zorunda olduklarını söyleyebiliriz. Ancak burada önemli olan daha çok yönetimin mümkün olduğu kadar çevresindeki çok sayıda ve çeşitteki değişkeni değerlendirmeye almasıdır. ⁵⁷ Açıklanmaya çalışılan bu iki yönlü sürecin amacı, bu yönlere paralel olarak iki merkezde toplanabilir.

             1. Olumlu görüntü oluşturarak halk ile yönetim arasında anlayış işbirliğini, iyi niyeti ve halkın güvenini sağlamak,⁵⁸

            2. Yönetimin hizmet politikalarının halkın beklentileri doğrultusunda geliştirilmesi ve bu politikalarla ilgili uygulamaların daha verimli ve etkili hale getirilmesidir.⁵⁹

            Bu bağlamda;
            Kamu yönetiminde halkla ilişkilerin işleyişi yönetimin yapısının ve kararlarının halka açıklanması (tanıtma) ile yönetimin halkın gereksinim ve isteklerini öğrenmesi (tanıtma-bilgi sağlama) çerçevesinde incelemeye alınmıştır.

            A. Yönetimin Yapısının ve Kararlarının Halka Açıklanması

            1. Kitle İletişim Araçlarından Yararlanma
            Başarılı bir halkla ilişkiler uygulaması için kitle iletişim araçlarından yararlanılmasının zorunlu olduğu bilinmektedir. Daha az yoğun bir emekle çok geniş bir yığına ve anında açıklayıcı, yönlendirici mesajlar yollamak bu araçlarla gerçekleştirilebilmiştir. Kitle iletişim araçlarından yararlanma, yönetim için hem bir zorunluluk hemde akılcı bir girişim olmaktadır.⁶⁰

            a) Basın ile İlişkiler
            Kamu kurumlarındaki basın ve halkla ilişkiler birimlerinin, gerek programlarını ve çalışmalarını duyurmaları, gerekse kurum ile yürüttüğü hizmetlere ilişkin olarak kamuoyu ve hizmet verilen kitlenin eleştiri ve değerlendirmelerini öğrenmeleri açısından basın ile ilişkileri büyük önem taşımaktadır. Bu bakımdan halkla ilişkiler birimlerinin basın yayın kuruluşlarıyla iyi ilişkiler geliştirmeleri, yaptıkları çalışmaları kamuoyuna duyurmaları için önlerine çıkan her fırsatı iyi değerlendirmeleri gerekmektedir. Ancak, bazı kurumlarda halkla ilişkiler hizmetlerini yürütmekle görevli kimi birimlerin, bu birimin yalnızca basınla ilişkileri düzenlemekle meşgul olduğunu çağrıştıracak şekilde “basın bürosu”, “basın müşavirliği” vb. adlar taşıdığı; basınla ilişkilerin,halkla ilişkiler kavramından ayrı, halkla ilişkiler çalışmalarının dışında, önünde düşünüldüğü görülmektedir.⁶¹

            Halkla ilişkiler birimlerinin basınla ilişkiler bağlamında basın bildirisi hazırlama, basın toplantıları düzenleme ve basına açıklama yapma gibi etkinliklerdeki rolünün ne olduğu yapılan iki araştırmada ortaya konulmuştur. Bu araştırmalardan; Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü tarafından 1990 yılında yapılan araştırmada, kamu kuruluşlarının halkla ilişkiler birimlerinde çalışan 75 kamu görevlisinin hiç basın bildirisi ya da duyurusu kaleme alıp almadıkları saptanmak istenmiştir. Halkla ilişkiler birimlerinde çalışan veya yaptıkları iş nedeniyle halkla yoğun bir ilişki içinde olduğu anlaşılan deneklerin oldukça büyük bir kısmı (45 kişi) bu soruyu olumsuz bir biçimde yanıtlamışlardır. Bir başka anlatımla, hiç basın bildirisi veya duyurusu kaleme almadıklarını belirtmişlerdir. Derneklerin 30’u ise böyle bir bildiriyi zaman zaman yazdıklarını söylemişlerdir. Ayrıca, deneklerin hiç basın toplantısı düzenleyip düzenlemedikleri, bu konuda herhangi bir sorumluluk alıp almadıkları sorusunda ise deneklerin büyük çoğunluğunun (55 kişi) böyle bir faaliyette hiç rol almadığı, yalnızca 15’inin basın toplantısı düzenleme ile ilgilendiği anlaşılmaktadır. Basın toplantısı düzenleyenlerin bu işlemi kaç kez yaptıklarına ilişkin olarak verilen yanıtlar ise 1-2 kez ile 10 kez arasında değişmektedir. Kuşkusuz bu sonuçlar halkla ilişkiler birimlerinin basın toplantısı düzenlemedeki etkisizliğini ve dışlanmışlığını da göstermektedir.⁶²

            Diğer bir araştırmada ise, kamu kurumlarına, “kurumunuz adına açıklama yapma yetkisi, üst yönetici dışında herhangi bir görevliye verildi mi?” sorusu yöneltilerek, basın sözcülüğü ya da basına açıklama yetkisini üst yönetici dışındaki görevlilere devretme uygulamasının ne derece yaygın olduğu öğrenilmeye çalışılmıştır. 2 birim (% 1) soruya cevap vermezken, 35 birim (% 21) kurumları adına açıklama yapma yetkisinin üst yönetici dışında bir görevliye verildiğini, 130 birim (% 78) ise böyle bir yetki devrinin sözkonusu olmadığını belirtmişlerdir (Bkz. Tablo 9). Bu sonuç, bir başka soruya verilen cevapla  (üst yöneticinin basın toplantılarına, basın mensupları ile yapacağı görüşmelere “üst yönetici kendisi karar veriyor” diyenlerin % 68’lik oranı) ile birlikte değerlendirildiğinde kamu kurumlarında basınla ilişkilerin ve basına açıklama yapma yetkisinin büyük ölçüde kurumun üst düzey yöneticisinin tekelinde olduğunu göstermektedir.⁶³
 

            b) Radyo Tv ile İlişkiler
            Kitle iletişim araçları içerisinde önemli bir güce sahip olan radyo ve televizyon, kitleler üzerindeki çok yönlü etkinliği bakımından önemi giderek artan bir hizmet dalı haline gelmiş bulunmaktadır.

            Radyo ve televizyonun kitleler üzerindeki bu çok yönlü etkisi, yönetimi bu araçlardan olabildiğince yararlanmaya sevketmektedir. Radyo ve televizyonun teknik özellikleri iki yönlü bir iletişime olanak vermektedir. Radyo ve televizyon uygulamada tek yönlü iletişime, yönetimden topluma mesaj taşımaya dönük araçlardır.⁶⁴

            Ancak, özel televizyonların gelişimi ile yönetimden topluma toplumdan da yönetime iki yönlü bir iletişim sürecinin ağırlık kazanmaya başladığı görülmektedir.

            Ülkemizde radyo ve televizyon yayınları alanında kurulmuş ilk kurum TRT’dir. Bir kamu kuruluşu olan TRT kurumu; Anayasanın 133’üncü maddesi hükmü gereğince, 2954 Sayılı Kanun ile kurulmuş, tüzel kişiliği haiz, Anayasal bir kuruluştur.

            Dünyada Türk Devleti ve Türk Milleti hakkında olumlu bir kamuoyu oluşturmak için Türkiye’yi politik, kültürel, ekonomik, sosyal, turistik ve coğrafi açılardan tanıtmak ve 2954 sayılı Kanunun 15’inci maddesindeki esaslar dahilinde Türk dış politikasının temel prensiplerini ve bu prensiplerin gerçekleşmesi için Türkiye’nin harcadığı çabaları anlatmak üzere TRT tarafından 15 dilde hazırlanan programlar “Türkiye’nin Sesi Radyosu”nda yayınlanmaktadır.⁶⁵

            TRT kamu kurumu ve kuruluşları ile işbirliği yaparak o kurumun hizmetlerini tanıtıcı çeşitli yayınlar gerçekleştirmektedir. Bunlar arasında Silahlı Kuvvetlerin tanıtıldığı Silahlı Kuvvetler Saati; Sivil Savunmanın tanıtıldığı İlk Yardım, Yangın; Emniyet Genel Müdürlüğü ile işbirliği yapılarak hazırlanan Trafik Programlarını sayabiliriz. Bu programların yanısıra Milli Eğitim Temel Kanunu ve TRT’nin yayın esasları çerçevesinde, Milli Eğitim Bakanlığı ile birlikte ilk ve orta öğretim kurumları ve ana sınıfların programlarını destekleyecek örgün eğitim programları düzenlenmektedir. Ayrıca, Anadolu Üniversitesinin yapımcılığını üstlendiği Açık Öğretim Programı TRT 4’de yayınlanmaktadır.⁶⁶

            Bunların dışında diğer bakanlıklar ile çeşitli kamu kurum ve kuruluşlarının siparişi üzerine TRT tarafından kurumun hizmetleri ile ilgili programlarda yapılmaktadır.⁶⁷

            c) Yayın Faaliyetleri
            Yönetimin kendisini, kararlarını ve çalışmalarını tanıtmada kullanabileceği araçlardan biri de, kendi girişimiyle ve sorumluluğu altında yayınladığı basılı araçlardır. Devlet yayınları, giderlerinin tümü devletçe karşılanan kuruluşların çıkardıkları yayınlar olarak tanımlanmaktadır.

            Geniş bir alana ve değişik amaçlara yönelik devlet yayınları içinde yönetim halk ilişkisine değinen tanıtıcı yayınlar oldukça az bir yere sahip bulunmaktadır.

            Bunun yanında, yayın ve yazar sorumluluğunun kamu kuruluşlarınca yüklenildiği yayınlar olarak da tanımlanan ve devlet yayınları içinde yer alan kamusal yayınlar (Publications Officielles) bir çok ülkede olduğu gibi ülkemizde de yasal, yargısal ve yönetsel düzenlemelerin yayınlandığı belgeler olarak ele alınmaktadır. Kamusal yayınlar, yönetim ve yönetilenin açıklama, öğrenme gereksinmelerine karşılık vermekle birlikte asıl işlevleri hukuki bir zorunluluğu yerine getirmek olmaktadır. Resmi Gazete bu konuda en güzel örneklerden biridir.

            Ayrıca, yönetim-halk ilişkisinde ortaya çıkan sorunların çözümünü amaçlamış yayınlar da bulunmaktadır. Bunlar devlet yayınları içinde oldukça küçük bir bölüm oluştururlar. Bu yayınlar, asıl olarak halkla ilişkiler programlarının bir gereği olarak kullanılırlar. Kitle basınını tanıtma çalışmalarında yeteri kadar kullanamayan yönetim birimleri ya da devlet kuruluşları ortaya çıkan boşluğu bu tür yayınlarla doldurmaya yönelmektedirler. Bir araştırmadan çıkan sonuca göre 1980 yılında bu yayınların ülkemizde türlere göre dağılımı şöyledir ⁶⁸ : Dergi 43, kitapçık 42, el kitabı 32, bülten 33, afiş 25, el duyurusu 8, tanıtıcı kitap 26 ve yıllık 21.

            Konu ile ilgili olarak, DPT’nın 1994 yılında yaptırdığı Türk Kamu Yönetiminde Halkla İlişkiler Araştırmasında ise halkla ilişkiler birimlerinin kurum içine ve kurum dışına yönelik dergi, yıllık, bülten ve gazete hazırlama eğilimleri ve bunların adedi tablolar halinde yer almaktadır (Bkz. Tablo 10,11,12,13,14,15,16,17).
 

            Kurum türlerine göre dağılıma bakıldığında, genel ortalamalardan büyük sapmalar olmamakla birlikte, Valiliklerin en az süreli yayın çıkaran grup olduğu, Üniversitelerin halkla ilişkiler birimlerinin kurum dışına dağıtım yapılan, yıllık, bülten ve gazete konusunda başı çektiği, kurum içine yönelik dergi, bülten ve gazete yayınlamak konusunda ise Kitler-Kamu Bankaları grubunun genel ortalamaların üzerinde oranlara sahip olduğu görülmektedir.

            Kamu kurumlarındaki basın ve halkla ilişkiler birimlerinin kurum çalışmalarını tanıtmaları ve gerek kurum içinde, gerekse kurum ile kamuoyu arasında iyi bir iletişim süreci kurmaları açısından yararlı olan süreli yayınların, Türk Kamu Yönetiminde yaygın bir uygulamaya sahip olmadığı görülmektedir.Başbakanlığın 2.5.1994 tarih ve 7166 sayılı 1994/18 nolu Genelgesinde olduğu gibi, bu tür yayınlar için yapılan harcamalar lüzumsuz görülüp kolayca kesintiye uğratılabilmektedir. Basın ve halkla ilişkiler birimlerince çıkarılan bu türden süreli yayınların sayıları ve kalitesi arttıkça olumlu örnekler gelişecek ve bu yolla kurulan iletişimin gerekliliği yöneticilerin bir çoğu tarafından kabul edildikçe bu yayınlara verilen destek çoğalacaktır.⁶⁹

            2. Sosyal İletişim Araçlarından Yararlanma
            Kitle iletişim araçlarının yanında birer halkla ilişkiler aracı olarak çeşitli sosyal  olaylardan da yararlanılmaktadır. Bunların başında ülkemizde giderek yaygınlaşmaya başlayan festivaller gelmektedir. Genellikle yerel düzeyde organize edilen festivaller bir yandan yakın çevreyi etkilerken, öteyandan tüm ülke düzeyinde kentin, kuruluşun ya da bir olayın ismini duyurmakta, dikkati o şey üzerine çekebilmektedir. Ayrıca festivaller toplumsal hareketliliği de beraberinde getirmektedirler. Kültür Bakanlığının kayıtlarına göre 1980 yılında 290 dolayında yerel yönetim birimi festival düzenlemektedir.⁷⁰

            Ayrıca konferans, seminer,panel ve forum gibi toplantılar, sergi ve fuarlar, açılışlar ve tanıtıcı çeşitli gösteriler, anlamlı günler, kuruluş yıldönümleri, kurslar, törenler ve geziler de belirli ortamlarda birer halkla ilişkiler aracı olarak kullanılmaktadır.

             B. Yönetimin Halkın Gerkesinim ve İsteklerini Öğrenmesi

            1.Basını İzleme
            Basının izlenmesi, yönetimin çevreden bilgi edinmede kullandığı ve kullanılması kolay yollardan biridir. Basında yer alan yönetilen isteklerinin çoğu kez basının ülke düzeyinde var alan gücünü de arkasına alarak yönetimi etkilemek amacını taşıdığı bilinmektedir.⁷¹

            Çoğulcu yapıdaki toplumlarda basın, yönetilenlerin katmanlaşmasına uygun olarak değişik kümelerin sözcülüğünü yapmakta, her gazete değişik kuşak ve kümelere seslenmeye çalışmaktadır. Basın yönetilenlerin isteklerini yansıtma görevini yerine getirmektedir. Basın, halkın kolayca istekte bulunduğu, yönetime değin tüm şikayet ve eleştirilerin rahatlıkla açıklandığı bir araç olmaktadır. Basın, hem değişik çıkar kümelerinin seslerini topluma duyururken hem de yönetimi etkileme gibi bir işlevi yerine getirmektedir. Böylece yönetim, basını izlemekle ülkedeki değişik çıkar kümelerinin yönetimle ilgili eleştiri ve tepkilerini öğrenmede önemli bir kaynaktan yararlanmış olmaktadır.⁷²

            Basının bu amaçla izlenmesi sonucunda, kamu kuruluşları ile ilgili olarak basında çıkan haber ve değerlendirmeler, genellikle basın ve halkla ilişkiler birimlerince üst yönetimin bilgisine aktarılmaktadır.1994 yılında DPT tarafından yapılan Türk Kamu Yönetiminde Halkla İlişkiler Araştırmasına göre kurumla ilgili olarak çıkan yazılar için tekzip, ek bilgi vb. mahiyetinde basına açıklama gönderme konusunda; 167 halkla ilişkiler biriminden 13 birimin (% 8) basına hiç açıklama göndermediği, 108 birimin (% 64) kısmen açıklama gönderdiği, 46 birimin (% 28) ise basında kurum ile ilgili olarak çıkan yazıların tamamına açıklama gönderdiği tespit edilmiştir. Bu sonuçlar kamu kuruluşlarında bulunan halkla ilişkiler birimlerinin genel olarak basını izlediklerini göstermektedir.

            2. Yönetici ile Halkın Yüzyüze İlişkileri
            İstenilen nitelikte bir halkla ilişkiler uygulaması yönetici ile halkın bireysel, yüzyüze ilişkileri ile başlamaktadır.Yönetilenle yüzyüze ilişki, yönetime yalnızca önceki eylem ve kararları konusunda halkın tepkilerini öğrenme olanağı vermez. Bu ilişkiden gelecekteki yönetsel davranışın ne olması gerektiği konusunda ipuçları elde edilerek halktan önbilgi alma olanağını da sağlamaktadır.⁷³

            Son zamanlarda özellikle belediyelerimizde sıkca uygulanan üst yönetici ile hizmetten yararlanan tüm belde halkının katılımına açık olduğu Dert Dinleme, Halk Saati vb. gibi toplantılar yüzyüze ilişkilerin günümüzdeki boyutunu göstermektedir. Bu toplantılarda hizmet eden görevliler ile hizmetten yararlananlar bir araya gelerek iletişim kurmaktadır.

            3. Kamuoyu Araştırmaları
            Kamuoyu araştırması terimi, kamunun tümünü, belirli kesim veya bölümlerini meydana getiren kişilerin ekonomik, sosyal, kültürel, siyasi ve günlük faaliyetleri çerçevesindeki sosyal ihtiyaç, tutum, davranış, beklenti, eğilim, yönelim ve düşüncelerinin ortalama görüntüsüyle ilgili bilgilerin sistemli olarak toplanması, objektif biçimde kaydedilmesi, sınıflandırılması, tahlil edilerek sunulması⁷⁴  anlamında kullanılmaktadır.

            Her yurttaşa, başka yurttaşların oy ve tutumlarının ne olduğu konusunda bilgi vermek için bir araç olarak kullanılan kamuoyu araştırmaları; yönetimin çözmesi gereken sorunların gerçek niteliğini ortaya koymakta, halkın gözünde sorunun nasıl anlaşıldığı ve neler yapılması gerektiği konusunda ön bilgi vermektedir. Yönetim tarafından yapılan kamusal anketlerin yanında kar amaçlı kuruluşların, yüksek öğrenim kuruluşlarının ve baskı kümelerinin  yaptırdığı kamuoyu araştırmaları da bulunmaktadır. Yönetim çoğu zaman bu kuruluşların araştırmalarından yararlanmaktadır.⁷⁵

            Kamu yönetiminin bilgisinin yetersiz olduğu önemli hizmetler hakkında karar verilmeden önce toplumun ne düşündüğünü anlamanın yolu ve yönetimin değerlendirmelerine  ışık tutacak bilgilerin sağlanabilmesi, ancak  kamuoyu araştırması ile mümkündür.⁷⁶  Bu yöntemle varılmak istenen amaç, çoğunluğun eğilimlerini  öğrenmek, alınacak kararların isabetli, uygulanabilir nitelikte ve çoğunluğun isteği doğrultusunda olmasını sağlamaktır. Burada uygulanan anket veya görüşme yöntemlerinin tutarlı, yansız ve gerçekleri yansıtacak nitelikte olması önem taşımaktadır. Modern bir yöntem olan kamuoyu araştırmasına, batı ülkelerinde oldukça sık başvurulurken, ülkemizde ise yeni yeni yaygınlık kazanmaktadır.

            1994 yılında yapılan Türk Kamu Yönetiminde Halkla İlişkiler Araştırmasında; halkla ilişkiler birimlerine “kurumunuzun  hizmetleriyle ilgili olarak, hizmet verdiğiniz kitlenin ve kamuoyunun  düşünce ve tepkilerini öğrenmeye dönük anket veya kamuoyu araştırması yaptınız ya da yaptırdınız mı?” şeklinde yöneltilen soruya 6 birim (% 4) cevap vermemiş, 131 birim (% 78) anket ya da kamuoyu araştırması yaptırmadıklarını belirtmişlerdir. 10 birim (% 6) kamuoyu araştırması, 16 birim (% 10) anket, 4 birim ise  (% 2) hem kamuoyu araştırması hem anket yaptırdıklarını bildirmişlerdir. Dolayısıyla, halkla ilişkiler birimlerinin 30’u (% 18) kurumlarınca yürütülen hizmetlerle ilgili olarak hizmetten yararlananların görüş ve tepkilerini öğrenmek için anket ve kamuoyu araştırması yaptırma yoluna başvurduklarını belirtmişlerdir⁷⁷  (Bkz. Tablo 18).

            4. Vatandaşların Kişisel Başvuruları
            Halkla ilişkiler iki yönlü bir akım olduğu için yönetim yalnız halka bilgi vermekle ve bunların öylece kabul edilmesini beklemekle yetinmemeli, halkın da buna karşı tepkisini ve isteklerini öğrenmeye çalışmalıdır. Halkın isteklerinin yönetime ulaştırılması bakımından vatandaşların kişisel başvuruları büyük önem taşımaktadır.⁷⁸  Vatandaşlar isteklerini yönetime türlü biçimlerde yansıtabilirler. Halkın kişisel başvuruları yazılı veya sözlü olabilir.

            Vatandaşın kişisel başvuruları ile ilgili olarak son yıllarda giderek gelişen bir uygulama da; kamu hizmetlerinden yararlananların, özellikle kendilerine uygulanan işlemlerle ilgili haksızlığa uğradığını düşünenlerin, normal bürokratik başvurulardan bir sonuç alamadıktan sonra ya da bu başvuru yollarını hiç kullanmadan,istek ve yakınmalarını basın-yayın organları, özellikle gazeteler aracılığıyla duyurma yoluna gitmeleridir. Hemen  hemen Türkiye çapında yayınlanan bütün gazetelerde yer alan “Okuyucunun Sesi”, “Okuyucu Mektupları” köşelerinin yanısıra, bazı gazetelerde yer alan “Alo Sabah, Halkın Avukatı” gibi özel bölümlere yüzlerce, binlerce başvuru yapıldığı görülmekte ve bu yolla yapılan başvuruların normal yollarla kuruma iletilen başvurulara göre daha çabuk ve titizlikle izlenip sonuçlandırıldığı görülmektedir. Bu husus bize, kamu kurumlarındaki hizmet sürecinin (en azından kimi vatandaş başvurularına çözüm bulmak konusundaki işleyişin) ve bu konuda halkla ilişkiler birimlerinin görev anlayışı ve  yapılanmasının yetersizlikler içinde olduğunu ve ayrıca kişisel başvuruların kamu kuruluşlarınca önemle ele alınıp, gereğinin yapılacağına ilişkin halkta bir inanç eksikliğinin bulunduğunu göstermektedir.Birtakım nedenlerle işleri yapılmayan ve sürüncemede bırakılan halkın doğrudan üst düzey yöneticilerine başvurmak gereğini duymaları ise bu konuda gözönünde bulundurulması gereken diğer bir önemli hususdur. Bu durumun bir çok kuruluşda önemli bir sorun olduğu, bu yüzden yöneticilerin asıl işleriyle uğraşamaz duruma geldiği bilinmektedir.

            Anayasa’nın “Dilekçe Hakkı” başlıklı 74’üncü maddesi hükmü uyarınca 1 Kasım 1984 tarih ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, dilekçe hakkının nasıl kullanılacağını ve kamu kurum ve kuruluşlarındaki yetkili makamların bu müracaatlar hakkında uymaları gereken usul ve esasları belirlemektedir. Devlet hizmetlerinin mevzuata uygun olarak verimli ve süratli bir şekilde ifa edilmesi, bu hizmetlerin hiç bir ayrım yapılmaksızın vatandaşların istifadesine ve bilgisine sunulması, dilek ve şikayetlerin incelenerek sonuçlandırılması için, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın ve 3071 sayılı Kanun’un “Dilekçe Hakkı”  ile ilgili hükümlerinin yerine getirilmesinde uygulanacak hususlar Başbakanlığın 22 Ocak 1993 tarih ve 1993/2 sayılı Genelgesi ile tüm kamu kurum ve kuruluşlarına bildirilmiştir. 29 Aralık 1994 tarihli Genelgede ise vatandaşlarca Bakanlıklar, Valilikler ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarına yapılan başvuruların ve sonuçlarıyla ilgili olarak tutulan istatistiki bilgilerin bu iş için oluşturulan standart formlara işlenerek 1994 yılı için bir defa, 1995 yılı ve sonrasında üçer aylık dönemler halinde Başbakanlık Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığına gönderilmesi istenilmiştir. Bu genelge uyarınca da kamu kuruluşları tarafından vatandaş başvurularına yapılan işlemler standart formlara işlenerek Başbakanlığa (Halkla İlişkiler Dairesi Başkanlığı) gönderilmektedir.

          III. HALKLA İLİŞKİLER BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON
            Halkla ilişkiler konusunda merkezi düzeydeki ilk kuruluş, 1967 yılında TODAİE bünyesinde kurulan İdari Danışma Merkezi’dir.Bu kuruluş halkın kamu kurumlarıyla ilgili sorunlarını yanıtlamak, iş sahibi vatandaşları ilgili kuruma yöneltmek ve vatandaşların sözkonusu  kurumlarla ilgili başvurularını kolaylaştıracak bilgileri telefon aracılığı ile sağlamak amacıyla 1 Şubat 1967 tarih ve 6/5875 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile kurulmuştur. Bu küçük birim, içinde barındırdığı çeşitli bakanlıkların temsilcileri ile yönetilen arasında kolay bir haberleşme sağlamayı, daha sonra yapacağı değerlendirme sonucu, tartışmalı konularda yönetime tavsiyelerde bulunmayı amaçlamıştı. Halkla ilişkilerin ilk aşaması olan bilgi vermeyi olanakları ölçüsünde (Telefon aracılığı ile) yerine getirmiş olmasına karşın kendisine yüklenen, yönetimi halkın istek ve şikayetlerinden haberdar etme ve bu konuda yönetime tavsiyelerde bulunma söz konusu olduğunda bir varlık gösteremeyerek, etkinliğini yitirmiş ve sonunda kapanmaktan kurtulamamıştır.⁷⁹

            Kamu kurumlarındaki  halkla ilişkiler birimlerinin merkezi düzeydeki işbirliği ve koordinasyon ihtiyacına, 7’inci Beş Yıllık Kalkınma Planı ÖİK Raporunda da yer verilmiştir.Raporda; yönetimlerin etkili ve sürekli  halkla ilişkiler programları aracılığı ile hizmet ilişkisi içinde oldukları toplum kesimlerinin katılım, destek ve işbirliğini sağlayabilecekleri belirtilerek, Türkiye’deki  halkla ilişkiler uygulamalarında her kurumun ayrı bir anlayışa sahip bulunduğu, konuya ilişkin yeni gelişme ve teknolojilerden yararlanma olanaklarının son derece sınırlı kaldığı ve konuyla ilgili kurumlararası etkileşimin en alt düzeyde gerçekleştiği tespitinden sonra, halkla ilişkiler ve enformasyon hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu Basın Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü’nün görevleri genişletilerek Devlet Enformasyon Merkezi’ne dönüştürülmesi ve bu merkezi örgütün de “Kamu örgütlerince yürütülen halkla ilişkiler ve enformasyon hizmetleri arasında koordinasyon sağlaması, teknik ve standartların gerçekleştirilmesi, yurttaşlık bilincini geliştirecek ve önemli konularda uzlaşma zemini oluşturmak şeklinde karşılıklı etkileşimi arttırıcı danışmanlık hizmetlerinin sağlanması  ve geliştirilmesi konularında görev üstlenmesi” önerilmektedir.⁸⁰

            TODAİE Tarafından 1990 yılında gerçekleştirilen kısa süreli halkla ilişkiler seminerlerinde düzenlenen bir ankette de halkla ilişkiler birimleri arasındaki işbirliği ve koordinasyon sorununa değinilmiştir. ⁸¹ Ankete Katılanların büyük bir çoğunluğu böyle bir işbirliği ve koordinasyon işlevinin Başbakanlık tarafından yerine getirilmesinin daha isabetli olacağını vurgulamışlardır. Konu ile ilgili uygulama da bu yönde gelişmiş olup, 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanunun 28’inci maddesi (c) fıkrasında “kamu görevlileri ile ilgili vatandaşlara idari danışma hizmeti yapmak, bu konularda Başbakanlığa bağlı kuruluşlar ve Bakanlıklararası koordinasyonu sağlamak” şeklinde ifade edilen görev, Başbakanlık Halkla İlişkiler Dairasi Başkanlığınca vatandaş başvuruları konusunda yapılmaya çalışılmaktadır.

            IV. DEĞERLENDİRME
            Örgütsel ve işlevsel açıdan kamu kuruluşlarındaki halkla ilişkiler birimlerinin durumu buraya kadar araştırılmaya çalışılmış ve  bazı genel sonuçlara varılmıştır. Varılan sonuçları  şöyle sıralabiliriz:

            1. Kamu kuruluşlarının büyük bir çoğunluğunda halkla ilişkiler hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla özel birimler kurulmuştur. Genellikle basınla ilişkilere önem ve öncelik verildiğini gösteren ve çok değişik adlar taşıyan bu birimler, Bakanlıklarda Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği adı ile kurulurken, Valiliklerde çoğunlukla Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ya da İl Basın Bürosu, Belediyelerde Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü adlarını taşımakta: diğer gruplarda Daire Başkanlığı, Koordinatörlük, Şube Müdürlüğü ve şeflik gibi oldukça değişik isimler altında teşkilatlanıldığı görülmektedir.

            2. Kamu kurum ve kuruluşlarında bulunan halkla ilişkiler birimlerinin yasal dayanaklarını Kanun veya KHK, Tüzük, Yönetmelik, Makam Onayı ile başka bir yönetsel işlem (Yönetim Kurulu Kararı gibi) oluşturmaktadır.

            3. Kamu kurum ve kuruluşlarındaki halkla ilişkiler hizmeti veren birimler, örgüt içinde çoğunlukla ya en üst düzey yöneticiye ya da onun yardımcılarından birine bağlı olarak görev yapmaktadır.

             4. Halkla ilişkiler birimlerinin % 42’sinde bir ve birden fazla sayıda yüksek öğrenim görmüş personel bulunurken, destek personeline sahip olma oranı %62.88’dir.

            Valilikler ve Belediyeler gerek toplam personel gerekse destek personeli bakımından en yetersiz olan gruplardır. Personel sayısı bakımından Kitler- Kamu Bankaları ve Bakanlıklar grupları nispeten iyi durumda iken, Diğer Merkez Kuruluşları ve Üniversiteler grupları onları izlemektedir.

            Halkla ilişkiler birim yöneticilerinin çoğunluğu (% 82) yüksek okul mezunudur. Bunların da % 20’si BYYO’nu bitirmişlerdir. Birim yöneticilerinin çoğunluğu (% 56) halkla ilişkiler hizmetinde 7 yıldan az bir deneyime sahip bulunmaktadır. Birim yöneticilerinin % 15’i yüksek lisans eğitimi almış olup, % 31’i yabancı dil bilgilerini yeterli görmektedir.

            5. Halkla ilişkiler birimlerinin sadece % 23’ünde seminer, kurs ya da konferans adı altında bir hizmet -içi eğitim programı uygulanmaktadır.

            6. Kamu kuruluşlarında en üst yönetici dışındaki kişilere basına açıklama yapma yetkisi verilmesi % 20.96 gibi düşük bir düzeyde bulunmaktadır. Üst yöneticinin basın toplantısına, basın mensupları ile yapacağı görüşmelere “üst yönetici kendisi karar veriyor” diyenlerin % 68’lik oranı ile birlikte değerlendirildiğinde, kamu kurumlarında basınla ilişkilerin ve basına açıklama yapma yetkisinin büyük ölçüde kurumun üst düzey yöneticilerinin tekelinde olduğunu göstermektedir.

            7. Kamu kurumlarındaki basın ve halkla ilişkiler birimlerinin kurum çalışmalarını tanıtmaları ve gerek kurum içinde, gerekse kurum ile kamu oyu arasında iyi bir iletişim kurmaları açısından yararlı olan süreli yayınların yaygın bir uygulamaya sahip olmadığı; bu kurumlardan, Valiliklerin en az süreli yayın çıkaran kurum olduğu, Üniversitelerin halkla ilişkiler birimlerinin kurum dışına dağıtımı yapılan yıllık, bülten ve gazete konusunda başı çektiği, kurum içine yönelik dergi, bülten ve gazete yayınlamak konusunda ise Kitler-Kamu Bankaları grubunun genel ortalamaların üzerinde oranlara sahip olduğu görülmektedir.

            8. Kamu kuruluşları konferans, seminer, panel ve forum gibi toplantılar, festival, sergi ve fuarlar, açılışlar ve tanıtıcı çeşitli gösteriler, anlamlı günler, kuruluş yıldonümleri, kurslar, törenler ve geziler gibi sosyal etkinliklerden birer halkla ilişkiler aracı olarak yararlanmaktadırlar.

            9. Kamu kuruluşlarında bulunan halkla ilişkiler birimlerince genel olarak basın izlenmekte ve basında çıkan haber ve değerlendirmeler genellikle üst yönetimin bilgisine aktarılmaktadır. Basında kurumla ilgili olarak çıkan yazılar için halkla ilişkiler birimlerinin % 8’i hiçbir açıklama yapmazken, % 64’ü kısmen ve % 28’i de basında kurum ile ilgili olarak çıkan yazıların tamamına açıklama göndermektedirler.

            10. Kamu kuruluşlarının büyük çoğunluğunda (% 78) halkın düşünce ve tepkilerini öğrenmeye dönük anket veya kamuoyu araştırması yapılmamakta, yalnızca % 18’inde kamuoyu araştırması ve anket yapılmaktadır.

            11. Vatandaşların müracaatları hakkında kamu kuruluşlarınca yapılan işlemler, çözüm önerileri ile birlikte Başbakanlığa gönderilmektedir. Bu uygulamaya 1994 yılında başlanılmıştır.
 

(56)Yusuf Erbay, Halkla İlişkiler Kavramı Açısından Türk Kamu Yönetiminin Tarihi Gelişimi, Sorunları ve Çözüm Önerileri,Türk, İdareDergisi, Sayı: 400, 1993, s. 189.

(57)Mehmet Küçükkurt, Halkla İlişkilerde Araştırma Yöntemleri ve Değerlendirme, Halkla İlişkiler Sempozyumu-87, TODAİE Yayınları, Ankara 1988, s. 160.

(58)Tortop, a.g.e., s. 127.

(59)Selçuk Yalçındağ, Yönetim Halk İlişkileri, TODAİE Yayınları, Ankara 1986, s. 135.

(60)Kazancı, a.g.e., s. 38.

(61)Acar, a.g.e., s. 48.

(62)Ertekin, a.g.m., s. 52.

(63)Acar, a.g.e., s. 49.

(64)Kazancı, a.g.e., s. 99.

(65)TRT 1988 Yılı Raporu, s. 2.

(66)1995 TRT Genel Yayın Planı, ss. 10-14.

(67) Bu bilgi TRT Gn. Md. Yayın Planlaması ve Koordinasyon Dairesi yetkilileri ile yapılan yüz yüze görüşmeler sonucu elde edilmiştir.

(68)Kazancı, a.g.e., s. 43.

(69)Acar, a.g.e., s. 59.

(70)Kazancı, a.g.e., s. 130.

(71)a.k., s. 68

(72)a.k., s. 69.

(73)a.k., s. 70.

(74)Özgür Yeğenoğlu, Kamuoyu Araştırma Uygulamalarının Düzenlenmesinde Alternatif Yaklaşımlar, Türk İdare Dergisi, Yıl:60, Sayı: 379, 1988, ss. 151-163.

(75)Kazancı, a.g.e., s. 63.

(76)Yalçındağ, a.g.e., s. 34.

(77)Acar, a.g.e., s. 59.

(78)Nuri Tortop, Halkla İlişkilerde Kamu Kuruluşları ve Basının Sorumluluğu, Amme İdaresi Dergisi, Cilt: XIX, Sayı: 1, 1986, ss. 121-122.

(79)Metin Kazancı, Türk Kamu Yönetiminde Halkla İlişkiler Anlayışı ve Uygulaması, Amme İdaresi Dergisi, Cilt: VI., Sayı: 3, 1973, s. 85.

(80)Kamu Yönetiminin İyileştirilmesi, Yedinci Beş Yıllık Kalkınma Planı ÖİK Raporu, Ankara 1994, s.14.

(81)Ertekin, a.g.m., ss. 48-49