1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu genel olarak kusursuz sorumluluk ilkesini benimsemiştir. Sayman ve Tahakkuk Memurları ortaya çıkan hukuka aykırı ödemeler nedeniyle kusurları olmasa dahi sorumlu tutulmuşlardır. Diğer bir ifade ile bu kişiler, imzaladıkları belgelerde tespit edilen usulsüz ve yersiz ödemeler konusunda kendilerine yükletilebilecek bir kusurun olmadığından bahisle sorumlu tutulmamaları gerektiğini iddia edemezler. Bu bağlamda hakediş, tutanak, rapor vb. teknik mahiyetteki belgeleri ‘onaylayan’ sıfatıyla imzalayan ve teknik bilgileri yetersiz olan kamu personelinin “teknik eleman olmadıkları, bu nedenle teknik belgelerden sorumlu tutulmamaları gerektiği” yönündeki iddialarının kabul olmadığı Sayıştay’ın yıllardır süren istikrarlı kararları ile kesinleşmiştir.

         KARAR SIRA NO : 69            Sayıştay’a Karşı Sorumluluğun Niteliği
            Saymanlar kendilerine verilen fondan alınan, harcanan, saklanan veya idare edilen para ve mal varlığından dolayı beraatlarını ispat etmek zorundadırlar. Aksi halde saymanların sorumlulukları beraat etmedikleri hususlarda devam eder. 

            ......... Sayıştay yargılaması sonunda sayman ve tahakkuk memurlarının kusurlu olup olmadıklarına bakılmaksızın sorumlu tutulacaklardır.
Sayıştay 5.Daire;Tarih, 28.11.1970; 770-139/3139 (PINAR, a.g.e.,s.28.)

            Saymanların sorumlulukları sadece imza attıkları belgelerle sınırlı değildir. Zamanı idareleri içinde imzalamadıkları hatta başkalarının yetkisiz bir şekilde imzaladıkları belgelerden dahi sorumlu tutulabilmektedirler. Diğer taraftan sayman mutemetleri tarafından yapılan işlemlerden yine saymanlar sorumludur. 

            1050 sayılı Kanunun 13'üncü maddesinde, "Varidat ve masraf Tahakkuk Memurları ile muhasipler tanzim ettikleri evrakın sıhhatinden ve kavanine mutabakatından mes'uldür." denilmek suretiyle mali olaylarla ilgili temel sorumluluk sayman ve tahakkuk memurlarına yükletilmiştir.  İleride ayrıca üzerinde durulacağı üzere, bu iki kısım kamu görevlisi için kanunun bir çok maddesinde özel sorumluluklar getirilmiştir. 

            Sayman ve Tahakkuk Memurları yanında ita amirinin de sorumlu olduğu haller kanunun muhtelif maddelerinde yer almıştır. 13'üncü maddede "Memurların, kanuna muhalefetten bahs ile ifasından imtina ettikleri tediyatın icrası, amiri italar tarafından tahriren tebliğ olunur ise mes'uliyet emri veren amiri italara raci olur."  denilerek, deruhte-i mes'uliyet müessesesinin (sorumluluk üstlenme) harcama yapılmasındaki boyutu belirtilmiştir. 

            Kanunun 64'üncü maddesinin ikinci fıkrasında ise harcamayı gerektirecek taahhüt ve sözleşme tasarılarının Maliye Bakanlığı'nca vizesinden imtina edilmesi durumunda amiri itanın sorumluluk üstlenmesi hali düzenlenmiştir. 

            Diğer taraftan, 90’ıncı maddede mutemetlerin avanslarından yapılacak harcamalarla ilgili itirazları üzerine amiri itaların, deruhte-i mes'uliyet vermeleri halindeki sorumlulukları düzenlenmiştir.

            İta amirlerinin yukarıda belirtilen üç hal dışında 832 sayılı Sayıştay Kanununun 32 ve 33'üncü maddelerine göre sorumluluk halleri, onaylayan sıfatıyla sorumlu tutulmaları (1050/22-E) ve nihayet gözetim sorumlulukları (1050/22-A) ile Tahakkuk Memurlarına ita amirliği yetkisinin verilmesi halinde yeni Tahakkuk Memuru ile birlikte sorumlu olmaları halleri bulunmaktadır. Bu hususlar üzerinde sonraki bölümlerde ayrıntılı olarak durulacaktır.

            1050 sayılı Kanunun 22’nci maddesinde 24 sayılı KHK⁽⁸³⁾  ile yapılan değişiklikle sorumluluk, Sayman, Tahakkuk Memuru ve ita amiri dışındaki kamu görevlilerine de yaygınlaştırılmıştır.

            Maddenin (B) bendinde iki kısım kamu görevlisine daha sorumluluk yüklenmiştir. (a) fıkrasında; bir giderin yapılmasına gerek gösteren görevliler, giderin gerçek gereksinme karşılığı olmasından sorumlu tutulmaktadırlar. (b) fıkrasında ise, bir mal veya hizmetin alınmasında görevli olanlar ilgili usul hükümleri çerçevesinde, belli nitelikteki mal veya hizmetin en uygun bedelle elde edilmesinden, belli bir bedelle amaca uygun  nitelikte en fazla mal veya hizmet sağlanmasından  doğrudan doğruya sorumlu kabul edilmişlerdir. 

            Maddenin (E) bendinde ise, "Adı ne olursa olsun bir komisyon veya kurul gibi bir organ ya da uzman bir görevli tarafından düzenlenen keşif, hakediş, tutanak, rapor, karar vb. belgelere dayanılarak yapılan ödemelerde .............. sorumluluğa ......... düzenleyen ve onaylayan kişiler de katılır." denilerek, sorumluluk alanı düzenleyen ve onaylayan sıfatını haiz kamu görevlilerine de yaygınlaştırılmıştır.

            Yukarıda kısaca yapılan açıklamadan da görüleceği üzere 1050 sayılı kanun çerçevesinde mali sorumluluk yüklenen kamu görevlileri şunlardır:

            a)Sayman 

            b)Tahakkuk Memuru

            c)İkinci Derece İta Amirleri 

            d)Düzenleyen

            e)Onaylayan

            f)Harcamaya Gerek Gösterenler

            g)Bir Mal veya Hizmetin Alınmasında Görevli Olanlar

            Sayılan kamu görevlilerinin sorumlulukları aşağıda açıklanmaya çalışılmıştır. Diğer taraftan belediye başkanlarının, mutemetlerin, emanet komisyonu üyelerinin, ambar memurlarının vb. bazı kamu görevlilerinin sorumlulukları üzerinde durulmuştur.

            1. SAYMANLAR VE SORUMLULUKLARI 
            1.1. Tanım
            Türk bütçe mali sisteminin temelini saymanlık kurumu oluşturur. 1050 sayılı Kanunda sayman şu şekilde tarif edilmiştir. 

            Varidatı tahsil, nukud ve ayniyatı muhafaza, masarifi istihkak sahiplerine tediye ve teslim ve bu işlere müteallik her türlü müraselat ile buna müteferri nakdi ve ayni bilcümle mali muamelatı ifa ve Divanı Muhasebata idare hesabı ita edenlere muhasip denilir. (Md.9)

            Madde  hükmünde saymanın genel olarak asli vazifeleri üzerinde durulmuş ve saymanlık kurumunda temel bir ayrıma yer vermiştir.  Buna göre sayman;

             -Gelirleri toplayan,
             -Nakit ve malları muhafaza eden,
             -Giderleri hak sahiplerine ödeyen
             -Gelir toplama, gider yapma, nakit ve ayniyatı muhafaza etmekle ilgili bütün mali işlemleri yapan,
             -Ve her mali yıl (ya da hesap devresi) sonunda Sayıştay'a idare hesabı veren kamu görevlisidir.

             ‘Sayman’ kavramı bir sorumluluk unvanıdır. Bu kimselerin görev unvanları çok çeşitli olabilmektedir. Malmüdürü, Defterdarlık Muhasebe Müdürü, İl Özel İdare Müdürü, Hesap İşleri Müdürü, Katma Bütçe Saymanlık Müdürü vb. görev unvanları olan kimseler sorumluluk açısından saymandırlar. Örneğin, 1580 sayılı Belediye Kanunun 127’nci maddesi hükmü gereğince; belediye muhasebecileri ve hesap işleri müdürleri belediye bütçesinin sorumlu saymanıdırlar. Belediye saymanları hakkında uygulanacak mevzuat hükümleri Devletin (genel ve katma bütçeli idareler) saymanları hakkında uygulanacak hükümlerin aynıdır.

            Saymanlık müessesesi Türk mali sisteminin temel taşı olarak görülmektedir. Bu nedenle, mevzuatımız mali açıdan saymanın kusuru olup olmamasını fazla da gözetmeksizin, yönetim dönemi ile ilgili olarak oluşan her fazla ya da yersiz ödemeden kendisini sorumlu tutma yoluna gitmiştir. Hatta denilmektedir ki, ‘ita amirinin tek başına sorumlu olmadığı⁽⁸⁴⁾  durumlarda sayman her halde sorumludur. Devlet alacağının takip ve tahsilinden, ödeme belgelerinin eksik olmasından, ödenek üstü harcamalardan, hak sahibinin kimliği, verile emri üzerinde maddi hata bulunması hususlarından doğacak fazla ödemelerden tek başlarına saymanlar sorumludurlar.’⁽⁸⁵⁾

            1.2. Sayman Çeşitleri
            1050 sayılı Kanunun 9’uncu maddesinde görevleri itibariyle saymanların ikili bir ayrımını görmekteyiz. Buna göre saymanlar nakit saymanı ve ayniyat saymanı olarak sınıflandırılmıştır. Nakit saymanlarının Maliye Bakanlığı tarafından, ayniyat saymanlarının ise kendi daireleri tarafından atanacağı yine 1050 sayılı kanunda yer almaktadır. (Md.134) Bunun yanında mahalli idarelerde sayman olarak görev yapan kimselerin atanmaları kendi mevzuatına göredir.

            832 sayılı Kanunda ise saymanlar üçe ayrılmıştır. Buna göre, Gelir Saymanı, Gider Saymanı ve Ayniyat Saymanı olmak üzere üç çeşit sayman bulunmaktadır. Gelir ve gider saymanı ayrımı saymanlığın asıl görev alanındaki ağırlığa göre belirlenmiştir. Yoksa, bir gider saymanı bazı gelirlerin toplanmasında görevli olduğu gibi bir gelir saymanı da bazı giderleri yapabilir. Örneğin Vergi dairesi müdürleri gelir saymanıdır. Ancak, KDV iadesinde bütçe gideri ödemektedirler. Bu gider aslında gelirden kaynaklanan bir giderdir. Defterdarlık Muhasebe Müdürü de bazı ödemelerden (örneğin yıllara sari inşaatlarda gelir vergisi kesintisi gibi) gelir vergisi ve damga vergisi kesintilerini yapmakla görevlidir. Bu gelir tahsilatı da giderden kaynaklanan bir gelir toplama işlemidir. 

            Usulü dairesinde Sayman olarak görevlendirilenlerin dışında bir de sayman addedilenler vardır. Bu ikinci kavram yerini 832 sayılı kanunun 42’nci maddesinde bulmuştur. Bu maddeye göre, usulünce sayman olarak görevlendirilmese de kendiliğinden veya verilen bir emir üzerine gelirleri toplayıp, giderleri ödeyen kimselerin yaptıkları işlemleri bir sayman hesabına dahil edilmediği takdirde görev unvanları ne olursa olsun sayman kabul edilirler. Bu gibiler saymanlar gibi Sayıştay'a hesap vermek zorundadırlar.

            1.3. Saymanların Görev ve Sorumlulukları
            Temel görevleri gelirleri toplama ve giderleri ödeme olan saymanların gerek bu görevlerini yerine getirirlerken, gerekse gelir toplama ve gider yapma faaliyetinden sonra nelere dikkat etmeleri gerektiği yine mevzuatımızda açıklanmış bulunmaktadır. Bu görevlerden önemli kabul edilenler aşağıda sıralanmıştır:

            1.3.1. Ödenekler Konusunda
            1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun 45’inci maddesinde;  Devlet hizmetlerinin gerektirdiği giderlerin her sene bütçesine konulan ödeneklerle belli olduğu, yapılması bir kanun ile emrolunan hizmetlerin karşılıklarının senesi bütçesine dahil edilmesi gerektiği belirtilmektedir. Bu maddeye göre bütçe ödenekleri yapılacak hizmetlerin sınırını oluşturmaktadır. Bütçe ödenekleri hem harcama  izni, hem de harcama sınırı olarak çift fonksiyona sahiptir. 

            Bütçe ile verilen ödeneklerin aşılmaması konusundaki sorumluluk aynı Kanunun 81’inci maddesi ile saymanlara yükletilmiştir. Bu maddenin (a) bendi gereğince saymanlar önlerine gelen verile emirlerini öncelikle ödenek açısından inceleyecek ve ödeneklerle belli edilen harcama yetkisinin aşılmamasına özen gösterecektir.

        KARAR SIRA NO : 70             Ödenek Üstü Harcamada Saymanın Sorumluluğu
          Özet: Belediye bütçesinden yapılan ödenek üstü harcamadan sayman tek başına sorumludur.
1580 sayılı Belediye Kanununun 125’inci maddesinde; “bütçe haricinde sarfiyat tazmini müstelzim olmakla beraber faili hakkında ayrıca kanuni takibat yapılır” hükmü bulunmaktadır.

          Yine; 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun 81 ve 82’nci maddelerinde ve Belediye Bütçe ve Muhasebe Usulü Tüzüğünün 56’ncı ve 57’nci maddelerinde; sayman tarafından bütçeye ilişkin bir giderin ödenebilmesi için ita amiri tarafından imzalanmış bir verile emrine dayanması gerektiği, saymanların verile emirlerini kendilerine verilen yetki içinde olması yönünden inceleyeceği ve ödenek yetersizliği dolayısıyla kabul edilmeyen verile emirlerinin ödenmesine saymanlıkların zorlanamayacağı belirtilmiştir.

          Saymanların bütçe ile verilen ödeneklerin haricinde harcama yapmaları mümkün olmadığı ve ödenek yetersizliği dolayısıyla kabul edilmeyen verile emirlerinin ödenmesine ita amirlerince zorlanamayacağı hakkında yasalarda açık hüküm bulunduğu halde ödenek üstü harcama yapılmıştır.
Bu itibarla, ödenek üstü harcama tutarı olan ........ liranın, sayman (Hesap İşleri Müdürü) ....'ndan tek başına tazminine (karar verildi.)
Sayıştay 1. Daire; . 13.3.1997 Tarih; 6147 Tutanak sayılı karar

            Bir mal veya hizmetin karşılığı olarak Devlet bütçesinden yapılacak harcamalar o hizmet için konulan ödenekle sınırlıdır.  Ödenekler, ödeme emri denilen mezuniyet belgeleri ile tebliğ edilmektedir. Saymanlar ödeme yapmadan önce, ilgili inşaat işine ait ödeneğin var olup olmadığını araştırmak zorundadırlar. Ödeneğin mevcut olduğu verile emri üzerine yazılmak ya da bu anlamda kaşe vurulmak suretiyle teyit edilmelidir.

            Ödenek üstü harcama yapılması, Saymanların tek başlarına sorumlu oldukları hallerdendir. Ancak bu genel ilkeye yine 1050 sayılı kanunla bazı istisnalar getirilmiştir.  25.6.1934 tarih ve 2735 sayılı Resmi Gazetede  yayımlanan ve  2518 sayılı kanunla 1050 sayılı kanuna eklenen, Ek:1 ve Ek:2’nci maddelerde ödenek üstü harcama konusunda tahakkuk memurları ve ita amirlerine bir takım sorumluluklar getirilmiştir. 

            Buna göre;
            1050 sayılı kanunun, 50/2, 51 ve 52’nci maddelerinde yer alan hükümler ile 48’inci maddesinde yer alan istisnalar dışında, devlet adına herhangi bir taahhüde girişilmeden önce tahakkuk memurları ilgili yıl bütçesinde yeterli düzeyde ödenek bulunup bulunmadığını incelemek ve ita amirine bu durumu yazılı olarak bildirmek; Amiri italar da bu durumu aramak mecburiyetindedirler. Yeteri kadar ödenek temin edilmedikçe taahhüt evrakı düzenlenemez ve sözleşme imzalanamaz.

            Ödeneğin olmadığının yazılı olarak ita amirine bildirilmemesi veya ödenek yok iken mevcutmuş gibi gösterilmesi sebebiyle herhangi bir taahhüde girişilmesi durumunda tahakkuk memurları doğrudan doğruya sorumlu tutulurlar.

            Ödenek bulunmadığının amiri itaya yazılı olarak bildirilmesine rağmen veya amiri ita tarafından ödenek olup olmadığının araştırılmasına lüzum görülmeden girişilen taahhütlerden doğan şahsi sorumluluk ita amirine aittir.  Bu suretle ödenek harici  ya da ödenek üstü yapılan taahhüt neticesinde ödeme gerçekleşmiş ise sorumlulukta sayman, tahakkuk memuru ve ita amiri ortaktırlar.

            Yukarıda açıklandığı üzere; herhangi bir taahhüde girişilmeden önce ödeneğin var olup olmadığı ya da yeterli düzeyde bulunup bulunmadığı tahakkuk memurlarınca araştırılmalı, durum ita amirine yazılı olarak bildirilmelidir. Ödenek yok iken var gibi gösterilmesi halinde sorumluluk tek başına tahakkuk memuruna aittir. Ödeneğin varlığı amiri ita tarafından aranmaz ya da ödenek yokken taahhüde girişilirse sorumlu ita amiri olacaktır. Ödenek yok ya da yetersiz iken girişilen bir taahhütten dolayı ödeme yapılmış ise bu ödemenin sorumluluğu sadece saymana yüklenemez. Aynı zamanda tahakkuk memuru ve ita amiri sorumluluğa ortaktır. 

            Ödenek üstü harcama konusunda belirtilmesi gereken bir diğer nokta da şudur: 1050 sayılı kanunun 82’nci maddesi gereğince saymanlar ödenek yetersizliği nedeniyle ödenmesini kabul etmedikleri evrakı ödemeye zorlanamazlar. Bu halde ikinci derece ita amirlerinin deruhte-i mesuliyet müessesesini kullanarak saymandan ödeme yapılmasını talep etmeleri mümkün değildir. Saymanlar da deruhte-i mesuliyet  belgesini dikkate alamazlar. 

          KARAR SIRA NO : 71            Ödenek Üstü Harcama 
          1050 sayılı Kanunun 45 inci maddesinde, Devlet hizmetlerinin gerektirdiği giderlerin her yıl bütçesine konulan ödenekle tayin olunduğu, 50 nci maddesinde bazı hizmetler dışında Bakanların bütçe ile verilen ödeneklerden fazla yüklenme ve harcamalarda bulunamayacakları, ........ 81 inci maddesinde saymanlarca masrafın kendilerine verilen mezuniyet dahilinde bulunup bulunmadığının tetkik edileceği belirtilmekte; aynı kanunun 82’nci maddesinde de ödeneğin kifayetsizliği sebebiyle kabul olunmayan ita emirlerinin tediyesine muhasiplerin zorlanamayacağı ve bu konuda ikinci derece amiri itaların yazılı olarak deruhtei mesuliyette bulunmalarının dahi mümkün olamayacağı hükme bağlanmaktadır.
Bu hükümlere nazaran kanun vazıı (kanun koyucu)  harcamalarda ödeneğin mevcudiyetini şart kılmakta, ödeneksiz harcama yapanları sorumlu tutmaktadır. ...... Bu itibarla Maliye Bakanlığının emirleri üzerine ödenek olmadan harcama yapan sorumluların mazur görülmesine imkan görülmediğinden ödenek üstü harcamaya ilişkin tazmin hükmünün tasdikine ... karar verildi.
Sayıştay, Temyiz Kurulu, T. 21.2.1978; Tutanak No:16267 
Sayıştay Kararları, Sayıştay Yayınları N:17, s.184

            1.3.2. Yetkili Kişinin Tahakkuk Memurluğu Konusunda
            Saymanlar Tahakkuk Müzekkeresi ve Verile Emri üzerinde imzası bulunan kişinin mevzuatta öngörülen kimse olup olmadığını araştırmak zorundadır. Zira yetkisiz kimse tarafından imzalanan Tahakkuk Müzekkeresinde herhangi bir yersiz ya da fazla ödeme tespit edilirse yetkisiz olduğu halde imza atan ya da attırılan kişiyi sorumlu tutmak mümkün olmadığından sadece sayman [ile varsa hakediş, rapor, tutanak, keşif vb. belgeleri düzenleyen ve onaylayanlar] sorumlu tutulacaktır. Zira metni aşağıya alınan Sayıştay GKK’nda da belirtildiği üzere, yasa gereğince tahakkuk memuru olması gereken kişi imza atmamış olduğundan; yetkisiz kimsenin imzası ise hukuken geçerli olmadığından kendilerini sorumlu tutmak mümkün değildir.

            1050 sayılı Kanunun 22’inci maddesinin (A) bendinin ikinci fıkrasında; Bu Kanunun uygulanmasında hangi görevlilerin gider Tahakkuk Memuru sayılacağının, bütçe kanunlarındaki ayırım da göz önünde bulundurularak Maliye Bakanlığınca belli edileceği ve Tahakkuk Memuru sayılanlara ita amirliği yetkisinin verilmesi durumunda tahakkuk memurluğu görevinin yetki kademesindeki en yakın yönetici tarafından yürütüleceği hükme bağlanmıştır. Bu hükme uygun olarak Maliye Bakanlığı tarafından 342 (M) sayılı Genel Tebliğ çıkarılmıştır. Saymanlar, tahakkuk memuru olarak imza atan kişinin bu Tebliğe uygun olup olmadığı kontrol etmek ve yetkisiz kimse tarafından imzalanmış Tahakkuk Müzekkeresini kabul etmemek durumundadırlar. Tahakkuk memuru olarak imza atan kişi bu konuda yetkili değil ise, kendisine sorumluluk yükletilemeyecek, tahakkuk memuru olması gereken kimsenin de imzası bulunmadığından sorumlu tutulamayacaktır. Böyle bir durumda sorumluluk sadece saymana tevcih edilecektir.

          KARAR SIRA NO : 72            Yetkisiz Kimsenin Tahakkuk Memurluğu
            ..............
            1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun 24 sayılı KHK ile değişik 22’nci maddesinin (A) fıkrasının ikinci bendinde, hangi görevlilerin gider tahakkuk memuru sayılacağının Maliye Bakanlığınca belli edileceği, tahakkuk memuru sayılanlara ita amirliği yetkisinin verilmesi halinde, tahakkuk memurluğu görevinin yetki kademesindeki en yakın yönetici tarafından yürütüleceği ve bu durumdaki ita amirlerinin birinci bentte yazılı hususlardan dolayı tahakkuk memuru ile birlikte sorumlu olacakları belirtilmiştir.

            Bu itibarla, tahakkuk memurlarıyla birlikte doğrudan sorumlu tutulacak ita amirleri anılan bent uyarınca tahakkuk memuru olmaları gerektiği halde, kendilerine birinci derece ita amirlerince ikinci derece ita amirliği yetkisi verilen görevlilerdir.

          Yasalarda ita amiri olduğu belirtilen rektör, dekan, katma bütçeli idarelerin genel müdürleri ve benzeri görevlilerle, ilin veya ilçenin en büyük mülki amiri olmaları dolayısıyla ita amiri durumunda olan görevliler, bu bent kapsamına girmemekte birinci bent gereğince gözetimle yükümlü bulunmaktadırlar.

          Tahakkuk memurluğu görevinin üst kademe yöneticileri tarafından yürütülmesi 1050 sayılı Yasanın genel ilkeleri gereği olduğu ve bu husus, anılan Yasanın 10.11.1927 tarih ve 732 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “İzahname”sinde açıkça belirtildiği halde, bu görevin, alt düzeyde memurlarca  da yürütüldüğüne denetimde sık sık tanık olunmaktadır.
Bu gerçekten hareketle, uygulamada bu tür sorunlara meydan vermemek amacıyla 1050 sayılı Kanunun 24 sayılı KHK ile değiştirilen 22 inci maddesinin (A) fıkrasının ikinci bendinde, hangi görevlilerin tahakkuk memuru sayılacağının bütçe kanunlarındaki ayırım da göz önünde bulundurularak Maliye Bakanlığınca belli edileceği ifade edildikten sonra tahakkuk memuru sayılanlara ita amirliği yetkisinin verilmesi halinde, tahakkuk memurluğunun yetki kademesindeki en yakın yönetici tarafından yürütüleceği belirtilmek suretiyle tahakkuk memurluğu görevinin ita amirliği yetkisi verilebilecek düzeydeki görevliler tarafından yürütülmesi gereği kesin bir biçimde vurgulanmış; bu hükme dayanılarak Maliye Bakanlığının 19.4.1979 tarihli, MUH:İŞLE.127002-4/29673 sayılı 342 (M) seri numaralı genel tebliğiyle, tahakkuk memurları belirlenmiştir.

          Anılan hüküm karşısında, tahakkuk memurluğu görevinin, ita amirliği yetkisi verilebilecek üst düzeydeki yöneticiler tarafından yürütülmesi gerektiğinden, söz konusu görevin, bu nitelikte olmayan görevlilerce yapılması mümkün bulunmamaktadır. (A) fıkrasının ilk bendinde, tahakkuk memurları ödeneklerin zamanında ve yerinde kullanılmasından, giderin gerçek gereksinme karşılığı olmasından, programlanmış hizmetlerin zamanında yerine getirilmesinden sorumlu tutulurken kamu yönetimindeki sorumluluk-yetki ilişkisi uyarınca tahakkuk memurlarının bu konularda yetkili olduklarından hareket edilmiş olması ve gerçekten sayılan hususların üst kademe yöneticilerinin görev ve yetkileri meyanında bulunması da, soruna, bu tür bir yaklaşımı zorunlu kılmaktadır.

          1050 sayılı Yasanın 81’inci maddesinde, verile emrine bağlı taahhüt ve tahakkuk belgelerinin tamam olması da saymanlarca yapılacak incelemeler arasında sayılmış, 82’nci maddesinde, taahhüt ve tahakkuk belgeleri noksan olan verile emirlerinin ödenmesine saymanların zorlanamayacağı belirtilmiş olduğundan, tahakkuk memurunun (A) fıkrasındaki şartları taşıyıp taşımadığının, saymanlarca araştırılması gerekmekte olup; bu şartları taşımayan, diğer bir ifadeyle, Maliye Bakanlığınca anılan hükme uygun bir şekilde tahakkuk memuru olarak belirlenen görevliler dışındaki bir kimse olması halinde, saymanın, ödemeden kaçınması gerekmektedir. Aksi takdirde, (A) fıkrası uyarınca tahakkuk memuru olması gereken kişinin işlemin dışında bulunması, bu fıkraya göre tahakkuk memuru sayılmadığı halde tahakkuk memuru olarak imza atmaya zorlanan veya her nasılsa imza atan kişinin de yetkisiz olması nedeniyle sorumlu tutulması mümkün olmadığından, o gider münasebetiyle yapılan mevzuata aykırı ödemelerden saymanın tek başına sorumlu tutulması gerekmektedir.
Sayıştay GKK Tarih: 21.5.1981 Sayı: 4122/1,4123/1
Sayıştay Kararları, Sayıştay Yayınları No:14, s. 62-63.

            1.3.3. Bütçe Uygulaması Konusunda
            Bütçe sistemimiz Program Bütçe esasına dayandırılmış olup, bu sistemde ödenekler bütçenin (A) Cetvelinde Program, (Bölüm), Alt Program, (Kesim), Ödenek Türü, Faaliyet Proje ve Harcama Kalemi şeklinde sınıflandırılmıştır. Bu sıralamaya bütçe tertibi denilmekte olup, bütçe disiplini açısından ödenek hangi tertipten verilmişse o tertipten harcanması gerekmektedir. Uygulamada, bazı harcama kalemlerinde yeterli ödenek bulunmaması nedeniyle aslında başka bir tertip için temin edilen ödeneğin ihtiyaç duyulan tertipten karşılanması yoluna sıkça gidilmektedir. Bu yöntem zorunlu durumlarda hoş görülebilirse de bütçenin harcanmasına hiç cevaz vermediği bir konu için başka tertipten ödenek alınarak harcamanın yapılması kamu otoritelerini yanıltıcı nitelik taşıması yanında bütçe disiplinini bozmaktadır. Bütçe ödeneklerinin tertipler halinde verilmesi aynı zamanda siyasal otoritenin hizmet önceliklerini de yansıtmaktadır. Bu nedenle saymanlar ödeme yapmadan önce, giderin bütçedeki tertibe uygunluğunu kontrol etmelidir.

            Hangi tür giderlerin hangi harcama kaleminden  karşılanabileceği Bütçe Kanunlarına ekli (R) cetvelinde yapılan açıklamaya göre belirlenecektir. Bu bakımdan (R) cetvelinin;

            a) Bütçe ile verilen harcama yetkilerinin konu, alan ve sınırlarını göstermek; 

            b) Yapılan harcamaların devlet hesaplarında hangi kalem ve ayrıntılara göre tasnif ve kaydedileceğini belirtmek,

            Gibi iki önemli işlevi bulunmaktadır.

            1.3.4. Muhasebeleştirme Belgelerinin Tamlığı ve Tamamlığı Konusunda
            Devlet muhasebesinde, muhasebeleştirme “belge esasına” dayanır. Herhangi bir giderin devlet hesaplarına intikal edebilmesi için mutlaka mevzuatta öngörülen belgelerinin tamam olması gerekmektedir. 1050 sayılı Kanunun 73’üncü maddesinde bu durum şu şekilde açıklanmıştır: “İta emirlerine, muhtevi bulundukları masrafın taahhüt ve tahakkukuna müteallik bilcümle evrakı müsbitenin asıl veya musaddak suretleri raptolunur.” 

            Taahhüt evrakı; işin yapılma şartlarını belirleyen sözleşme  ve şartnameler ile varsa sair kayıtlardır. Bu evrakın verile emrine bağlanması gerekliliği, işin yapılmasında veya malın tesliminde, önceden öngörülen şartların yerine getirilip getirilmediğinin tespitine yöneliktir.⁽⁸⁶⁾  Ödeme aşamasında yapılan işin ya da teslim edilen malın sözleşme ve şartnamede belirtilen niteliklere sahip olup olmadığı ancak taahhüt evrakının incelenmesi suretiyle anlaşılabilir. 

            Tahakkuk Evrakı; Taahhüt edilen iş ve hizmetin yapıldığını ya da malın teslim edildiğini gösteren her türlü belge olup; bu belgeler, yapılan iş ya da teslim alınan mal karşılığında devlet namına gerçekleşmiş olan borcun ödeme aşamasına gelmesini sağlamak-tadırlar.⁽⁸⁷⁾

            Benzer hükümler 832 sayılı Kanunun 49 uncu maddesinde de bulunmaktadır. Anılan maddenin ikinci ve üçüncü fıkralarında “Sorumlular belgelerin asıllarını ve aslı gösterilemeyen belgelerin ikinci nüshalarını göstermek zorundadırlar.

            Yukarıdaki hükme uymayanlar hakkında bu kanun esaslarına göre ceza veya disiplin kovuşturması yapılır.” hükmüne yer verilmiştir.

            Söz konusu belgeler işin yapıldığını, malın teslim alındığını gösteren ve Devlet Harcama Belgeleri yönetmeliğinde şekil ve içeriği belli edilen evraktır. Kayıtların bilgisayar ortamında tutuluyor olması durumda dahi bu günkü sistemde çıktılarının alınarak verile emrine bağlanması zorunludur. 

            Belgelerin tamam olup olmaması yanında, var olan belgelerin şekil ve içerik açısından DHBY’nde yapılan açıklamalara uygun olup olmadığının tespiti de saymanın sorumluluğundadır.

            1.3.5. Hak Sahibinin Kimliği Konusunda
            Devlet borcunun alacaklısına ödenmesi kamu hukuku kadar özel hukukun da temel esaslarındandır. Farklı kişiye ödeme yapılması durumunda gerçek alacaklı özel hukuk hükümlerine göre (bazı durumlarda kamu hukuku geçerlidir) alacağını devletten isteyecektir. Daha sonra gerçek alacaklıya tekrar ödeme yapılması zorunlu olduğundan diğer kişilere yapılan ödemeler hazine zararı olarak ortaya çıkacaktır. Bu nedenle hak sahibinin kimliğinin araştırılarak ödemenin bu kişiye ya da usulüne göre tayin ve tespit edilmiş vekil ya da temsilcisine yapılması saymanın sorumluluğu altındadır.

            1050 sayılı yasanın 81’inci maddesinde hak sahibinin kimliğinin doğru tespiti konusunda “ödeme” aşamasına işaret edilmişse de, tahakkuk aşamasında da doğru kişi adına tahakkuk yapılmalıdır. Tahakkuk doğru kişi adına yapılmışken ödeme safhasında hak sahibinin kimliği araştırılmaz ve yanlış bir kişiye ödemede bulunulursa bu ödeme nedeniyle sayman tek başına sorumludur. Ancak, tahakkuk aşamasında hata yapılmış ise sayman ve tahakkuk memuru sorumlulukta ortaktırlar. ⁽⁸⁸⁾

            Belirtilmesi gereken bir husus da şudur: Eğer hak sahibi bir vekil veya mutemet tayin etmiş ya da tüzel kişilikler adına kanuni temsilcilere yetki verilmiş ise ödeme bu kişilere de yapılabilir. Bu durumda vekalet, mutemet dilekçesi  ya da yetki belgesinin aslı ya da onaylı fotokopisi verile emrine eklenir. Vekaletnamelerde her türlü tahsil ve ödeme yetkisinin verildiğini belirten "ahz-ü kabz" kelimelerinin bulunmasına dikkat edilmelidir.⁽⁸⁹⁾

            Hak sahibi olmayan ya da yetkisi bulunmayan kişilere ödeme yapıldığı zaman devlet borcu ortadan kalkmayacaktır. Gerçek hak sahibi istihkakını talep ettiği zaman bu kişiye yeniden ödeme yapılacaktır. Bu nedenle hak sahibinin kimliği meselesi önemlidir. Mükerrer ödemeden sorumlu olan kişilerin Borçlar Kanunu hükümlerine göre sebepsiz zenginleşme nedeniyle hak sahibi olmayan kişilere karşı dava hakları bulunmakla beraber bu yol uzun ve sıkıntılıdır. 

            Hak sahibinin kimlik bilgilerinden başka tahakkuk müzekkeresi ve verile emri üzerinde, alacaklının bağlı olduğu vergi dairesi, sicil numarası ve ödemeye esas belgeyi tanıtıcı bilgilerin olduğu bölümün tam ve doğru olarak doldurulması gerekmektedir. Anılan bölümün verile emrine eklenmesine ilişkin yönetmelik değişikliği 14.12.1995 gün ve 22493 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

            1.3.6. Gelir ve Giderlerin Mevzuata Uygunluğu Konusunda
            1050 sayılı Kanunun 7 inci maddesinde Devlet Gideri; “bütçe dahilinde Devlet namına ifa edilen veya bir kanunu mahsus ile ifası taahhüt  olunan bir hizmet ve hususat karşılığı olmak üzere Devlet zimmetinde tahakkuk eden borç” olarak tanımlanmıştır. Bu hükme göre, bir giderin yapılabilmesi için her şeyden önce o giderin konusu olan mal, hizmet ya da işlemin bir kanunla öngörülmüş olması gerekmektedir. Sayman önüne gelen gider belgelerini bu yönden inceleyerek ilgili kanunda belirtilen gereklere uyulup uyulmadığını kontrol etmekle sorumludur. 

          KARAR SIRA NO : 73            Bütçe Gideri ve 900’lü  Telefon Hatları
          Devlet harcamalarının kamu hizmeti ile ilgili olması ve bütçede tertibinin bulunması gerekir. 900 numarayla başlayan özel servis telefon numaralarının devlet hizmeti ile hiç bir ilgisi bulunmadığından, bu hatlardan yapılan telefon görüşme bedellerinin bütçeden ödenmesi imkansızdır.
Sayıştay, 1. Daire, 6.2.1996 tarih ve 5980 Tutanak Sayılı Karar
 

(83)  Söz konusu Kararname 26.9.1978 tarih ve 2171 sayılı Kanunun verdiği yetkiye dayanılarak çıkarılmış olup; 26.10.1988 tarih ve 3483 sayılı yasa ile kanunlaşmıştır.
(84)  Sorumluluk üstlenme halinde, ita amiri tek başına sorumludur.
(85)  ÇÖKER, Sayıştay İle Sorumlular ......., s.83.
(86)  İbrahim PINAR, Mahalli İdareler Hesap Usulleri, 1050 sayılı Kanun ve Ayniyat İşlemleri, Feryal Matbaacılık, Ankara 1989, s.116.
(87)  İsmail Hakkı SAYIN, Kamu İnşaatlarında Hakediş Raporlarının Düzenlenmesi ve Denetimi, Seçkin Yayınevi, Ankara, 1999, s.17.
(88)  SAYIN, a.g.e.,s.18.
(89)  SAYIN, a.g.e.,s.19.