İdarelerce Sayıştay'a gönderilecek sözleşme dosyalarının ihtiva etmeleri gereken belgelerin neler olacağına ilişkin olarak uygulamada bazı tereddütlerin bulunduğu anlaşılmıştır.

            Bu itibarla konuya açıklık getirmek amacı ile ve ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınarak, 832 sayılı Sayıştay Kanunu’nun 30 ve 36’ncı maddeleri uyarınca bağıt tarihinden itibaren 3 gün içinde Sayıştay'a gönderilmeleri zorunlu olan tescile tabi sözleşmelerle, tescile tabi tutulmamaları nedeniyle 7 gün içinde Sayıştay'a yollanmaları icabeden sözleşme dosyalarının kapsaması gereken bilgi ve belgeleri belirleyen ilişik liste düzenlenmiştir.

            1. GENEL OLARAK
         1.1- 832 sayılı Sayıştay Kanununun değişik 30 uncu maddesi hükmü uyarınca, sözleşmenin Sayıştay'ca tescilinden sonra uygulanabileceğinin sözleşme metninde açıkça belirtilmesi,

         1.2- Sözleşme ve eki Şartnamelerde, 10.7.1969 tarih ve 13245 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış bulunan 11.6.1969 tarih ve E.1969/2, K.3379/2 sayılı Sayıştay Genel Kurul Kararında belirtildiği üzere,

         a) Müteahhidin idareye station vagon, jeep, yazı makinesi, hesap makinesi gibi taşıt ve demirbaşlar vereceği, aksi takdirde bunların bedellerinin idarece müteahhidin ilk istihkakından kesileceği,

         b) Mülkiyeti idareye intikal ettirilmemekle beraber müteahhidin kontrol amirliği görevlilerinin kullanması için station wagon veya binek arabası temini ile işletme ve bakımını deruhte edeceği,

         c) Yabancı müteahhit firmaların yurt dışı büro veya işyerlerine eğitim veya staj maksadıyla gönderilecek personele bu firmalar tarafından mahalli para ile yevmiye verileceği,
Yolundaki hükümlerle benzeri hükümlere yer verilmemesi,

         1.3- Yapım ve onarım işlerinin keşiflerine mütemmim cüz sayılmayan demirbaş ve mefruşat nitelikli malzemelerin dahil edilmemesi,

            Gerekir.

            2. VERGİ, HARÇ VE TEMİNATLARLA İLGİLİ OLARAK
            2.1.a) Sözleşmelerde noter tasdik şerhinin altında Damga Vergisi Kanunu gereğince aslından ne kadar Damga Vergisi alındığına,

            Harçlar Kanununa göre sözleşmelerdeki her imza için alınması öngörülen noter harcının ödendiğine,

            Dair noterlikçe açıklama yapılması veya noterlik makbuzunun eklenmesi,

            b) Kanuni zorunluluk olmadığı için noterce tescil edilmeyen sözleşmelerden damga vergisinin alındığını gösteren belgenin tasdikli bir suretinin eklenmesi,

            c) Sözleşme dosyasına ekli olarak gönderilen ihale komisyonu kararına, Damga Vergisi Kanunundan doğan mükellefiyet nakit olarak ödenmek suretiyle yerine getirilmişse buna ilişkin vezne alındısının veya tasdikli bir suretinin eklenmesi,

            d) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 71 inci maddesinde sayılan kurumlarla yapılan protokollerden, protokol bedeli üzerinden kesilmiş olan protokol pulunun yatırılmış olduğunu veya yatırılmak üzere hesaplara alındığını gösteren belgelerin tasdikli bir suretinin eklenmesi,

            e) Teminat mektuplarının bankalara tanınan limit dahilinde olması ve süre kaydının bulunmaması,

            Gerekir.

            3. SÖZLEŞMELERİN SAYIŞTAY'A GÖNDERİLMESİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
            3.1- 832 sayılı Sayıştay Kanununun değişik 30 ve 36 ncı maddeleri hükmü uyarınca tescile tabi sözleşmelerin dayanakları ile beraber bağıt tarihinden itibaren 3 gün, tescile tabi olmayan sözleşmelerin ise 7 gün içinde Sayıştay'a gönderilmeleri zorunludur.

            3.2- Tescile tabi olmayan sözleşme ve bağıtlardan;
         a) Noter tasdiki zorunlu olanların noterce,

         b) Noter tasdiki zorunlu olmayanların yetkili makamca tasdikli bir suretinin gönderilmesi gerekir.

            3.3- Tescile tabi sözleşme ve bağıtlardan,
         a) Noter tasdiki gerekenlerde, noter tasdikli bir asıl bir suret iki nüshasının,

         b) Noter tasdiki gerekmeyenlerde, sözleşme aslı ile yetkili makamca tasdikli bir suretinin eklenmesi lazımdır.

            3.4- Birden fazla sözleşme gönderilmesi halinde her işe ait sözleşme ve ekleri ayrı ayrı yazılarla Sayıştay Başkanlığına yollanmalıdır.

            3.5- Sözleşmelerin gönderilmesi sırasında Sayıştay Başkanlığına yazılan yazıda aşağıdaki hususların belirtilmesi gerekir.

         a) Dairesi,

         b) Müteahhidin adı, Oda sicil numarası,

         c) Müteahhidin bağlı olduğu Odanın adı (ili)

         d) Taahhüdün konusu,

         e) İhale tutarı,

         f) Sözleşmenin noterlikçe tescil tarih ve numarası,

         g) Ödeme saymanlığı,

         h) Varsa işin yatırım numarası ve bu proje numarasının Resmi Gazetede yer aldığı sayfa ve sıra numarası,

         i) Tertibi.

            3.6- Sözleşme dosyalarında içindeki belgelerin sırasını gösteren bir dizin (fihrist)

            3.7- Tescile tabi olan ihalelerde sözleşme ve eki belgelerin bir asıl ve tasdikli bir suret olmak üzere iki takım halinde gönderilmesi gerekir.

            4. SÖZLEŞME DOSYALARINDA BULUNMASI GEREKEN BELGELER
            4.1- Genel olarak (harcamaya ilişkin tüm sözleşmelerde)

            1.1.1. Harcamaya ilişkin olarak çeşitli konularda düzenlenen sözleşme metinleri,

            1.1.2. İhale yapılacak her iş için; ihale konusu olan işin nevi, niteliği, miktarı, varsa proje numarası, tahmin edilen bedeli, kullanılabilir ödenek tutarı, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları, (özellikle avansın ne maksatla verildiğinin belirtilmesi), ihalede uygulanacak usul, yapılacak ilanın şekli ve adedi, alınacaksa geçici teminatın miktarı, şartname ve eklerinin bir bedel karşılığında verilip verilmeyeceği, bedel karşılığı verilecekse bedelin ne olacağını gösteren onay belgesi,

         1.1.1. İlanlarla ilgili olarak,
         a) İlanın hangi illerde çıkan gazetelerde ve hangi tarihlerde kaç kez yapılmış olduğunu gösteren tutanak ile ilanın metni,

         b) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 20 nci maddesi hükmüne göre ihale ve sözleşme geçerli sayılmışsa bu madde hükmü uyarınca alınmış olan Maliye Bakanlığının uygun görüşü ve birinci derece ita amirinin onayı,

         1.1.2. Kapalı zarf usulü ile yapılmış olan ihalelerde, seri sayılı makbuzlar karşılığında alınan zarfların adedini göstermek için düzenlenmesi gereken tutanak ile verilen teklif mektupları,

         1.1.3. 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 8 inci maddesi gereğince çıkarılan tip şartnamelerin 3-C ve 3-D maddelerinde belirtilen Ticaret Odası belgesi veya esnaf sanatkar sicil belgesi ile imza sirküleri,

         1.1.4. İhaleye katılanların tüzel kişi olması halinde, usulüne göre istenilecek belgelerden başka, aşağıdaki belgelerinde sözleşmeye bağlanması zorunludur.

         a) İdare merkezlerinin bulunduğu yer mahkemesinden veya siciline kayıtlı bulunduğu ticaret odasından veya diğer resmi bir makamdan ihalenin yapıldığı yıl içerisinde alınmış tüzel kişiliğin sicile kayıtlı olduğuna dair belge (Türkiye’de şubesi bulunmayan yabancı tüzel kişiliğin belgelerinin, bu tüzel kişiliğin bulunduğu ülkedeki Türk Konsolosluğunca veya Türkiye Dışişleri Bakanlığınca onaylanmış olması gerekir.) 

         b) Şirketin imza sirküleri veya şirket namına tekliflerde bulunacak kimselerin bu şirketin vekili olduğunu gösterir noterlikten tasdikli vekaletname ile vekaleten iştirak edenin noter tasdikli imza sirküleri (Türkiye’de şubesi bulunmayan yabancı tüzel kişiliğin sirküleri ile vekaletnamelerin, bu tüzel kişiliğin bulunduğu ülkedeki Türk Konsolosluğunca veya Türkiye Dışişleri Bakanlığınca onaylanmış olması gerekir.) 

         1.1.5. İhalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin ortak girişim olması halinde;
         a) Ortak girişimi oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her birinin, yukarıda 4.1.6 (a) ve (b) fıkralarında belirtilen esaslara göre temin edecekleri belgeler,

         b) Yapım, Hizmet ve Taşıma İşleri Tip Şartnamesine ekli örneğine uygun olarak düzenlenmiş ortak girişim beyannamesi ile ortaklarca imzalanan noter tasdikli ortaklık sözleşmesi,

         c) Ortaklarca imzalanmış ihale sözleşmesi,

         1.1.6. Şartnameler (eksiltme şartnamesi, özel şartname, fenni veya teknik şartname)

         1.1.7. Geçici ve kesin teminat;
         a) Nakit ise vezne alındısı,

         b) Esham ve tahvilat ise, bu esham ve tahvilatın cinsini, üzerinde yazılı kupon adetlerini, seri ve sıra numaralarını gösteren ayniyat esham ve tahvilat alındısı veya benzeri alındı,

         c) Teminat mektubu ise, yüklenici adına verilmiş teminat mektubunun tasdikli sureti ve teminat mektubunun saymanlığa verildiğini gösteren ayniyat esham ve tahvilat alındısı veya benzeri alındı.

         1.1.8. Yıllık yatırım programında yer alan işlerle bu programdaki değişikliklere göre yapılacak işlerde, bütçe kanununun bu konudaki hükümlerinin ve yatırım programının uygulanması, koordinasyonu ve izlenmesine ilişkin her yıl Bakanlar Kurulunca çıkarılan kararların öngördüğü işlemlerin yapıldığını gösteren belgeler,

         1.1.9. Gerekçeli ihale komisyon kararı,

         1.1.10. 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununa tabi işlerde;
         a) 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun değişik 64 üncü maddesi uyarınca alınmış olması gereken Maliye Bakanlığı vizesine ilişkin belge,

         b) Anılan kanunun değişik 64 üncü maddesi gereğince maliye Bakanlığı vizesine tabi olup da kanuna aykırılığı veya eksikliği nedeniyle Maliye Bakanlığınca vize edilmeyen sözleşmeler için ilgili ita amirinin sorumluluk üstlendiğine ilişkin belge,

         c) İllerde bağıtlanan sözleşmeler için adı geçen kanunun değişik 62 nci maddesi hükmü uyarınca her yıl ikinci derece ita amirlerine sözleşme bağıtlama yetkisi veren ilgili Bakanın onay yazısı,

         4.2. Özel Olarak (Sözleşme Türlerine Göre)

         4.2.1. Yapı, tesis ve onarım sözleşmelerine bağlanması gereken belgeler;
         a) Yetkili organlarca çıkarılan birim fiyat ve tarifleri,

         b) Varsa özel birim analizleri ve tarifleri,

         c) Akaryakıt fiyat farkına (E) katsayısı uygulanacaksa, hesabını gösteren belge,

         d) Kazı klas tutanağı,

         e) Nakliye mesafe krokileri,

         f) Detaylı keşif özet cetveli (projeye dayalı)

         g) İhaleye katılanların ihale komisyonuna vermek zorunda oldukları ve yalnız verildiği iş için geçerli olan “yeterlik belgesi”

         h) Yeterlik belgesi verilenler ile bazı yüklenicilere anılan belge verilmemişse, bu belgenin verilmeme nedenlerini objektif ve belirgin ölçülere dayalı olarak açıklayan sorumlu amirce tasdik edilmiş tutanak,

         i) 2886 Devlet İhale Kanununun 28 inci maddesine göre, uygun bedelin tercihine ilişkin puan cetvelleri, hesap tutanakları ile diğer belgeler (Maliye Bakanlığı tebliğleriyle öngörülen şekillerde) 

         j) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 2 nci maddesinin son iki fıkrası uyarınca; arsanın temin edildiği, mülkiyet ve kamulaştırma işlemlerinin tamamlandığı, imar durumunun mevcut olduğu belgelenecek, vaziyet planı ve plankote eklenecek ayrıca tip yapılarda tatbikat, diğerlerinde avan projeler dosyalara konulacak ve detaylı keşiflerin bu projelere dayalı olduğu belirtilecektir. Arsa temin edilmesi, mülkiyet ve kamulaştırma işlemlerinin tamamlanması şartı, bina ve benzeri mahiyetteki inşaatlar dışındaki ihalelerde aranmayacaktır.

            4.2.2. Malzeme ve yiyecek alım sözleşmelerine bağlanması gereken belge:

            Muhammen bedel tutanağı,
         1.3.3. Kira sözleşmelerine bağlanması gereken belgeler:

         a) Tutarı Maliye Bakanlığınca belirlenecek sınırları aşan kira sözleşmeleri için 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 51/l maddesi uyarınca Maliye Bakanlığının uygun görüş yazısı,

         b) Kira kontratı ve onay,

         1.3.4. Devir sözleşmelerine (2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 66 ncı maddesi ile bu Kanuna tabi olmayan dairelerin kendi mevzuatına göre taahhüdün devri dolayısıyla düzenleyecekleri sözleşmeler) bağlanması gereken belgeler:

         a) Taahhüdü devredenin ve devralanın onayladığını gösteren yazı,

         b) Yetkili makamın bu devri onayladığını gösteren yazı,

         c) Devir sözleşmesinin konusu yapı, tesis, onarım ise devralanın eksiltme komisyonuna vermek zorunda olduğu ve yalnız verildiği iş için geçerli olan “yeterlik belgesi”

         d) Kesin teminat verildiğini gösteren belge (geçici teminat aranmaz)

         e) Ana sözleşmenin Sayıştay'ca tescil tarih ve numarası,

         f) Devreden, devir alan müteahhitler ve devre izin veren yetkili makam tarafından imzalanmış noter tasdikli devir sözleşmesi ve buna ilişkin Damga Vergisinin alındığını gösteren noterlik makbuzu,

         g) Kanuni zorunluluk olmadığı için noterce tasdik edilmeyen devir sözleşmelerinde; devreden, devralan müteahhitler ve devre izin veren yetkili makam tarafından imzalanmış devir sözleşmesi ve buna ilişkin damga vergisinin alındığını gösteren belge,

            4.2.5. Hizmet (istihdam) sözleşmelerine bağlanması gereken belgeler:

            657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B maddesi kapsamında olan hizmet sözleşmeleri için;

         a) Sözleşme ile personel çalıştırılmasına izin veren Bakanlar Kurulu Kararı ve bu kararla getirilen esaslar,

         b) İlgili dairenin sözleşmeli personel istihdamına ilişkin mevzuatı varsa, buna göre düzenlenmesi gereken belgeler

         Diğer hizmet sözleşmeleri ile ilgili olarak da sözleşme ile personel çalıştırılmasına yetki veren mevzuat uyarınca işlem ve yapıldığını gösteren belgeler.

            4.2.6. Mimarlık ve mühendislik hizmet sözleşmelerine (Bir yapının meydana gelebilmesi için mimarlık, inşaat, makine ve elektrik mühendisliği dallarında yaptırılacak kontrollük hizmetlerine ilişkin sözleşmeler) bağlanması gereken belgeler:

            a) Bayındırlık ve İskan Bakanlığınca hazırlanan Mimarlık ve Mühendislik Hizmetleri Şartnamesi hükümleri ile Şartname eki olan  “Ücret Oran Cetveli”ne göre hizmet bedeli tespitine ilişkin belgeler,

            b) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 52 nci maddesinde sayılan işler yarışma konusu yapıldığı takdirde;

               - Bu işler için bedel tahmini yapıldığını gösteren belge,

               - Onay belgesi ve şartname,

               - Kanunun 17 nci maddesine göre ilanın yapılmış olduğunu gösteren ilan tutanağı ve metni,

               c) Meslek odası belgesi,

               4.3- Özel olarak (ihale usullerine göre) :

               4.3.1- Belli istekliler arasında kapalı teklif usulüyle yapılan ihale sözleşmelerine bağlanması gereken belgeler :

               a) İhaleye katılacak isteklilerin isimleri belirtilmek suretiyle bizzat ilgili veya bağlı bulunulan Bakandan alınan onay belgesi,

               b) Teklif fiyat, teklif analiz ve teklif fiyat tarifleri,

               c) İlan yapılmışsa ilan tutanağı ve metni,

               d) Zorunlu nedenlerle üçten az istekliden teklif almak gerektiği takdirde, Maliye Bakanlığının görüşüne dayanılarak alınması gereken Bakanlar Kurulu Kararı,

               e) İhaleye davet edilecek kişi veya firmalara gönderilen davet mektupları,

               4.3.2- Açık teklif usulüyle yapılan ihale sözleşmelerine bağlanması gereken belgeler :

               a) Varsa teklif mektupları,

               b) Artırma ve eksiltme tutanağı,

               4.3.3- Pazarlık usulüyle yapılan ihale dosyalarında bulunması gereken belgeler :

               a) Pazarlığın yapılış şeklini, kaç istekliden teklif alındığını, teklif edilen bedelleri, üzerine ihale yapılan isteklinin hangi nedenle tercih edildiğini gösteren pazarlık kararı, 

               b) İlan yapılmışsa ilan tutanağı ve ilan metni,

               c) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 51 inci maddesinin (i), (ı) ve (p) bentlerine göre pazarlıkla yapılacak işlerde Maliye Bakanlığının uygun görüş yazısı,

               d) Bedel tahmini yapılmışsa bedel tahmin tutanağı,

               e) Şartname düzenlenmişse şartnameler,

               f) Geçici ve kesin teminat mektubu alınmışsa, geçici ve kesin teminat mektuplarının tasdikli fotokopileri,

               g) Sözleşme yapılmışsa sözleşme metni,

               h) 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 51 inci maddesi (p) bendi uyarınca özellikleri nedeniyle yabancı ülkelerden sağlanması zorunlu olan her türlü alım, kiralama, onarım, yaptırma, keşfettirme, montaj, sigorta, taşıma ve hizmet işlerinin pazarlıkla yaptırılmasında;

               - Maliye Bakanlığının uygun görüş yazısı,

               -Proforma fatura ve tercümesi,

               - Şartnameler,

               - CIF alım olması halinde Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığından alınmış izin yazısı,

               - İhale kararı ve teminatlar,

               4.4- İhale usullerine tabi olmayan işlerde ve ihtiyaçların kamu kuruluşlarından karşılanması halinde (2886 sayılı Devlet İhale Kanunu md.71) düzenlenen protokollere (sözleşmelere) eklenmesi gereken belgeler :

               a) Maliye Bakanlığının uygun görüşüne ilişkin yazısı, ayrıca, 1050 sayılı Mu hasebe-i Umumiye Kanununun 64 üncü maddesi gereğince alınması gereken vizeyi gösterir belge,

               b) Satış fiyatı Bakanlar Kurulu veya ilgili bakanlıklarca saptanan malların dağıtımını yapan kuruluşlarda bulunmadığına ilişkin belge,

               4.5- Emanet usulüyle yapılan ihale dosyalarında bulunması gereken belgeler :

               a) İta amirinden alınacak onay,

               b) İlgililere ilan yoluyla duyuru yapılmışsa ilan tutanağı,

               c) Taşeron ve Emanet Komisyonu tarafından imzalanmış sözleşme metni,

               d) Yetkili birimlerce onaylanmış proje, keşif ve şartnameler,

               4.6  Finansal kiralamada sözleşme dosyalarında bulunması gereken
belgeler :

               4.6.1- Sözleşme :

               a) Noterlikçe tescil edilmiş sözleşme,

               b) Yurt dışında yerleşik kiralayan şirketin Türkiye'de şubesi yoksa; şirketin bulunduğu yerdeki konsoloslukta yapılan sözleşme ve bu sözleşmenin Türkiye'deki noter tarafından tasdik edilmiş tercüme metni, ayrıca, Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığının bağlı bulunduğu Bakanlıkça da sözleşmenin tescil edilmiş olduğunu gösteren belge,

               4.6.2- Finansal kiralama konusu malın sözleşme süresince sigorta ettirildiğine dair belge,

               4.6.3- Türkiye'ye getirilen mallar için ileride doğabilecek vergileri karşılayacak miktarda teminat alındığına dair belge,

               4.7- 2886 sayılı Devlet İhale Kanununun değişik 89 uncu maddesine göre bu Kanun hükümleri dışına çıkarılan ihalelerde aranacak belgeler :

               a) İdarelerce hazırlanan ve bu ihalelerde uygulanacak usul ve esasları gösteren ilgili Bakanın onayı,

               b) İlgili Bakanlığın teklif edeceği ihaleler için, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri dışında kalınarak ihalenin yapılmasına izin veren Bakanlar Kurulu Kararı,

               c) İhale, dış kredi temin edilerek yapılıyor ise;

               - Kredi şartlarını gösteren belge (Türkçe tercümesi),

               - Kredi şartlarının gerektirdiği hesaplamalar,

               d) İdarelerin kendi mevzuatlarına göre yüklenicilerden isteyebilecekleri ve düzenleyebilecekleri belgeler.

               GENEL NOT :
               832 Sayılı Sayıştay Kanununun 29 ve 49 uncu maddeleri hükümlerine dayanarak bu genelgede sözü edilen bilgi ve belgeler dışında her türlü bilgi ve belgenin Sayıştay'a gönderilmesi ayrıca istenebilir.

            4. YARGILAMAYA YÖNELİK DENETİM FAALİYETLERİ
            4.1. Denetim Öncesi İşlemler
            4.1.1. Hesapların Sayıştay'a Verilmesi
            1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun 4’üncü maddesinde, devlet mallarının hesabının yönetim dönemi ve mali yıl itibariyle görüleceği hükme bağlanmıştır. Madde hükmündeki “devlet malı” kavramı Kanunun 2’nci maddesinde belirtildiği üzere sadece ayniyatı değil, devlete ait bütün gelirleri kapsamaktadır. Kanunun 4 üncü maddesine göre, yönetim dönemi; saymanların bir mali yıl başından sonuna kadar bütçeye bağlı olan gelirler ve giderler ile bütçeye bağlı olmayan emanet ve göndermelere ilişkin olarak yaptıkları bütün işlemleri içermektedir. Yine aynı Kanunun 5 inci maddesinde mali yılın, takvim yılı olduğu belirtilmektedir.

            KARAR SIRA NO : 104            Sayman Hesabı Deyimi
         Sayman hesabı deyiminden, saymanlığın bir hesap devresi içindeki her türlü işlemlerinin sonucunu gösteren ve mali mevzuatta idare hesabı cetvelleri diye isimlendirilen cetvellerle, bu cetvellere bağlanılması gerekli belgelerin anlaşılması lazım geleceği; 832 sayılı Kanunun 66 ncı maddesi uyarınca, hesabın Sayıştay'a tam ve noksansız olarak verildiği tarihten itibaren iki yıllık sürenin dolması ile ortaya çıkan hükmen onanma keyfiyetinin dairelerce alınacak idari nitelikte bir kararla tespitinin uygun olacağı hk.
Sayıştay G.K.K. Tarih, 21.12.1972 Sayı : 3624/3

            Sayıştay denetimine giren idare ve kurumların;
            a)Gelir, gider ve mal işlemlerini, bu işlemlere ait sayman hesaplarının bütün kayıt ve belgeleriyle birlikte incelemek ve neticede bütün bu işlem ve hesapları yargılama yoluyla,

            b) Bütçe hesabının ve bu nitelikteki diğer hesapların kesilmesini, sayman hesaplarının sonuçlarını, ilgisine göre kesin hesap kanunu tasarıları veya kesin mizan ve bilânçolarla karşılaştırmak suretiyle; 

            c) Kanunlarda belirtilen diğer konuları ilgili daire ve kurumlardan alınacak bilgi ve belgeleri incelemek ve Sayıştay’da gerekli kayıtları kurmak suretiyle; 

            Denetler. 

            Askeri kadrolarla askeri teçhizat, levazım, ayniyat, fabrika ve müesseseler, Sayıştay denetimine tabidir. Ancak, bunların denetim usulleri, Sayıştay’ın görüşü alındıktan sonra Milli Savunma ve Maliye Bakanlıklarınca yapılacak bir yönetmelikte belirtilir.

            4.1.2. Hesapların Verilme Zamanı
            Hesaplar, saymanlar tarafından gerek Sayıştay Kanununda gerekse diğer mevzuatta yazılı süreler içinde tamamlanarak incelenmeye hazır vaziyette bekletilir veya Sayıştay'ın bildireceği yere gönderilir (832 Md.44/1).

          a) Genel Olarak Hesapların Verilme Zamanı
            Hesap ve işlemleri Sayıştay'ın denetimine giren idare ve kurumların, kanunlarına göre bir bütçe veya hesap yılı veya hesap devresi içindeki bütün gelirlerinin, giderlerinin ve mallarının hesapları saymanlar tarafından en geç mahsup devresini takip eden bir ay içinde Sayıştay'a verilir.(832 Md.39/1).

            Mahsup döneminden ne anlaşılması gerektiği Muhasebe-i Umumiye Kanununun 108’inci maddesinde açıklanmış bulunmaktadır. Buna göre; “Mali yılın bitimine kadar fiilen yapılmış olan ödemelerden mahsup edilmemiş olanların mahsup işlemlerine saymanlarca mali yılın bitiminden itibaren bir ay süre ile devam edilebilir. Bu süreyi uzatmaya Maliye Bakanı yetkilidir” 

          b) Mal İşlemlerinde Hesapların Verilme Zamanı
            Mal işlemlerinin hesap devresi, 5 yıldan fazla olmamak şartıyla, ilgili saymanlık işlemlerinin durumuna göre, Sayıştay'ca tespit olunur (832 Md.39/2). Sayıştay Genel Kurulu 11.03.1969 tarihinde mal hesaplarının devrelerini tespit etmiş ve 12.07.1969 gün ve 593311-434 sayılı yazı ile Maliye Bakanlığı’na bildirmiştir.

          c) Hesap Devresi Kapanmadan Hesabın Alınması
            Hesap ve işlemlere ait belge, kayıt, defter ve cetvellerin yıl veya hesap devreleri içinde, bir aydan fazla olmamak üzere, belirtilecek müddetler sonunda gönderilmesine veya yerinde incelemeye hazır bulundurulmasına Sayıştay'ca karar verilebilir. Bu hal yukarıdaki fıkralar gereğince yıl veya hesap devreleri sonlarındaki hesap verme mecburiyetini kaldırmaz (832 Md.39/3).

            4.1.3. Hesap Vermekle Sorumlu Sayman
            Hesaplar, görev başında bulunan sayman tarafından hazırlanır ve verilir. Hesabın verilmemesinden doğan sorumluluk buna aittir.

         KARAR SIRA NO : 105            Sonra Gelen Saymanın Öncekinin İşlemlerinden Sorumluluğu
         Kendinden öncekinden devraldığı hesabın eksikliklerini göstermeyen sayman, bunlara gelecek mali sorumluluğu borçlulara ve sebep olanlara rücu hakkı bulunmak üzere üstlenmiş olur.
Sayıştay  Temyiz Kurulu. Tarih: 21.1.1992 Tutanak No:22653

            Hesabını tamam olarak hazırladıktan sonra başka yere naklolunan, emekliye ayrılan veya Bakanlık emrine alınan saymanlar, haleflerine verdikleri devir sırasında hazırladıkları hesaplarını da devrederler ve bu husus devir tutanağında belirtilir.
 

            Ölüm, sağlık durumu ve sair mücbir sebeplerle hesap vermeye muktedir olamayan veya hesap vermekten kaçınan saymanların hesapları bağlı bulundukları dairelerce kurulacak bir kurul eliyle yeni saymana devredilir.

            Saymanlığın başka bir saymanlığa katılması halinde, sayman o tarihe kadar ki hesabını yeni saymana devre, saymanlığın kaldırılması halinde ise, sayman bu hesabı üç ay içinde Sayıştay'a vermeye zorunludur (832 Md.44).

            4.1.4. Hesap Vermeyenlere Uygulanacak Müeyyideler
            Emeklilik, Bakanlık emrine alınma ve benzeri sebeplerle hesabını devretmeden temelli veya geçici olarak vazifeden ayrılmış bulunan saymanlar hesaplarını verinceye kadar, aylık ve diğer istihkaklarının ödenmesi geciktirilir.

            Başka vazifeye naklen atanan saymanlar da devrini vermedikçe yeni görevlerine başlayamazlar. İstifa suretiyle ayrılan saymanlardan devrini zamanında vermeyenler sonradan Sayıştay denetimine tabi daire ve kurumlarda bir göreve atanamazlar (832 Md.52).

            4.2. Denetimin Yürütülmesi
            4.2.1. Denetimi Kolaylaştırıcı Tedbirlerin Alınması
            Sayıştay denetçileri denetim faaliyetlerini yürütürlerken, kamu görevlileri denetimi kolaylaştırıcı tedbirleri almak zorundadırlar. Bu zorunluluk yüksek denetimin tabiatında olmakla beraber kanun koyucu 832 sayılı Kanunun 106’ncı maddesinde denetimi kolaylaştırıcı önlemlerin alınmasını mevzuat hükmü haline getirmiştir. 

            Denetimi kolaylaştırıcı tedbirlerin alınması 

            Madde 106- Sivil ve askeri âmirlerle daire üstleri, yönetimleri altındaki saymanların, hesaplarını kanunla belirtilen süreler içinde tam ve noksansız olarak hazırlayıp hazırlamadıklarını izlemek, inceleme görevi ile mahalline gelen Sayıştay denetçilerine gereken yardım ve kolaylığı sağlamak ve işin selâmeti ile ilgili tedbirleri almakla zorunludurlar.

            4.2.2. Denetimde Dikkat Edilecek Noktalar
            Hesapların denetimi, Sayıştay denetçileri tarafından yapılmaktadır. Denetçiler inceleme sırasında öncelikle aşağıdaki hususları araştırılar:

            1.Gelirlerin, alacakların ve her türlü hakların kanunlara, tüzüklere ve yönetmeliklere ve bütçedeki tertiplerine uygun olarak tahakkuk, takip ve tahsil edilip edilmediği,

            2. Giderlerin,
                a) Kanunlara, tüzüklere, yönetmeliklere ve bütçedeki tertibine, ödeneğine ve kadroya uygun olarak harcanıp harcanmadığı,

                b) Ödemenin istihkak sahiplerinin veya vekillerinin kimliği araştırılmak suretiyle yapılıp yapılmadığı,

                c) İdare hesabına giren bütün işlemlerin para ve sair kıymet hareketlerinin kanun, tüzük ve yönetmeliklerdeki hükümlere uygun olup olmadığı,

            3. Taşınır ve taşınmaz malların giriş, saklanış, kullanış ve çıkışları ile bunların bulunması gerekli olan yerlerde tamamen mevcut olup olmadığı hususlarının, yürürlükteki kanun, tüzük ve yönetmelik esaslarına göre yapılıp yapılmadığı,

            4. Yukarıdaki fıkralarda yazılı bütün işlem ve hesapların belgelere ve kayıtlarına uygun olup olmadığı (832 Md.46).

            İkraz, istikraz, kredi ve avansların denetimi 
            Madde 55- a) Devletçe müessese ve fertlere ikraz ve tâviz olarak verilip Hazinece açılacak hesaplara kaydedilen paralar, sayman hesapları arasında Sayıştay’ca incelenir ve izlenir. 

            Özel kanunlarla Hazinenin kefalet ettiği istikraz muameleleri dahi Sayıştay’ca incelemeye ve izlemeye tabidir. 
           ........... 

            c) Kanunları gereğince mutemet ve müteahhitlere verilen avanslarla açılan krediler dahi Sayıştay’ca incelenir.

            4.2.3. Harcamaların Kısa Dönemde İncelenmesi 
            Madde 31- (1260 S.K. 8.Mad. ile değişik) Genel ve katma bütçelerden yapılan harcamalar Sayıştay'ca harcamadan sonra ve aylık olarak incelemeye tabi tutulabilir. Bu suretle incelenecek hesaplara ilişkin belge, kayıt, defter ve cetvellerin Sayıştay'a gönderilme süreleri ve bu tarz incelemenin hangi yerlerdeki hesaplara uygulanacağı Maliye Bakanlığının mütalaası alınarak Genel Kurulca tespit edilir. 

            Denetçiler tarafından yapılan inceleme sonucunda mevzuata uygun görülmeyen işlemler 48 inci maddede yazılı esaslar dairesinde gerekçesi ile birlikte sorumlulara bildirildikten ve yazılı savunmaları alındıktan sonra rapor, hesabın tümü hakkında düzenlenir. 

            Bu kanun gereğince yapılacak inceleme ve denetlemeler sırasında harcamaların ilişkin bulunduğu mevzuat yoruma müsait görüldüğü takdirde keyfiyet Sayıştay görüşü tespit edilmek üzere Birinci Başkanlığa bildirilir ve alınacak sonuca göre işlem yapılır.

            4.2.4. Hesapların Merkezde ya da Yerinde Denetimi
            Sayman hesaplarından hangilerinin merkezde veya hesap yerlerinde inceleneceğine Sayıştay Genel Kurulu karar verir. Bu hesaplar Birinci Başkanın görevlendireceği denetçiler tarafından incelenir.

            Ancak, kayıtlı mallarının değerleri toplamı 500 000 lira ve daha yukarı olan mal saymanlıkları yerinde denetlenir. Kanunda yer alan 500 000 liralık tutar değiştirilmediğinden şu anda ayniyat hesaplarının hemen hemen tamamı hesap yerinde denetlenmektedir.

            Merkezde incelenmekte olan saymanlık hesaplarından herhangi birinin yerinde incelenmesine, ilgili denetçinin istemi üzerine hesabın bağlı bulunduğu dairece karar verilebilir. Bu karar Genel Kurulca da uygun bulunduğu takdirde bu hesaplar Birinci Başkanın görevlendireceği denetçiler tarafından yerinde incelenir (832 Md.46).

            4.2.5. Kısmi Denetim 
            Genel olarak Sayıştay hesap ve işlemler üzerindeki denetimini ve buna bağlı olarak yargılamayı “hesap yılı” veya “hesap devresi” esasına göre denetim yapar. Denetim sonunda sorgular yapılıp, savunmalar alınarak yargı raporu bir yıllık işlemlerle ilgili olarak düzenlenir. Sayıştay yargısının bu niteliği; aynı olaya ilişkin hesap ve işlemlerin birden fazla yıla yayılmış olması halinde tek bir Sayıştay kararı ile hüküm tesis edilemediği, çeşitli yıllara ilişkin hesapların aynı denetçiler tarafından incelenmediği için değişik yıllara giren aynı olay veya benzer olaylar arasında koordinasyon kurma olanağının bulunmadığı, Sayıştay’da davaların birleştirilmesinin söz konusu olmadığı ve bu nedenle pek çok zaman ve emek israf edildiği belirtilerek eleştirilmekte idi.⁽¹⁰³⁾

            Yukarıdaki eleştirilerin tamamını ortadan kaldırıcı nitelikte olmamakla beraber Sayıştay Kanununa 4169 sayılı Kanunun 8’inci maddesi ile eklenen EK:9’uncu maddesi “kısmi denetim” uygulamasını getirmiştir. Bu yenilik ile Sayıştay yıllık hesaplara bağlı kalmaksızın belli bir olayı inceleyebilmektedir. Anılan madde hükmü şöyledir:

             “Sayıştay, denetimine tabi kurum ve kuruluşların hesap, işlem ve faaliyetlerini, idare hesabı dönemine bağlı olmaksızın yılı içinde veya yıllar itibariyle, Sayıştay Başkanının işin aciliyeti ve gecikmede sakınca bulunması halleriyle sınırlı olarak vereceği onayla, kısmi inceleme ve denetime tabi tutabilir. Bunlardan hangilerinin merkezde veya yerinde inceleneceğine Birinci Başkan karar verir. Bu inceleme ve denetim sonuçları Dairelerce öncelikle hükme bağlanır. İlgili hesabın bilahare yargılanması halinde, önceden yargılanmış olan söz konusu işlemler tespit edilerek geriye kalanlar için hüküm tesis edilir.”
 
 

(103)  Atilla İNAN, Bütün Yönleriyle Türk Sayıştayı, Ankara 1992, s.42.